通所介護の送迎管理は介護ソフトを活用して上手に効率化

通所介護の送迎管理は介護ソフトを活用して上手に効率化

通所介護事業所において、利用者の送迎にはしっかりとした送迎スケジュールの作成が欠かせません。また、計画上では、往復あるいは片道と位置づけてあっても、実際には家族が送迎することがあります。煩雑な送迎管理も、介護ソフトを活用すると、タブレットでどこからでも入力、確認ができるでしょう。今回は、通所介護の送迎管理に焦点を合わせて紹介します。

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通所介護の送迎サービスとは

通所介護事業所にとって、送迎サービスは欠かせない業務の1つです。多くの事業所で通常の業務の一環として送迎サービスを行っていることでしょう。
ここで、改めて「送迎サービス」の定義を確認しておきましょう。

通所介護の送迎

送迎は、利用者の居住場所から事業所へ、事業所から居住場所への送り迎えが原則ですが、利用者によっては病院への通院などの事情で居住場所以外への送迎を希望する人もいます。
以下のような理由の場合には、送迎場所を変更することもできます。

  • 病院や診療所
  • 生活必需品の買い物場所
  • 家族の居宅
  • 道が狭く、家の前まで車が入れない場合の近隣の道路
  • 家族との待ち合わせ場所

ただし、居住場所以外の送迎を行う場合は、同乗する利用者の同意が必要です。同意を得られないときは、目的地の変更はできません。

通所介護の送迎サービスとは

施設の送迎サービスを利用しない人は、基本請求に送迎がすでに含まれているため、請求金額から送迎費用を減算する処理が必要となります。
減算になる対象施設には以下のようなものがあります。

  • 通所介護
  • 地域密着型通所介護
  • (介護予防)認知症対応型通所介護
  • 通所リハビリテーション

送迎減算となる事例とは

送迎が減算となる主な事例は以下の通りです。

  • 利用者の家族が事業所まで送迎するケース
    利用者の家族が施設まで送迎をし、事業所の車両を使用しない場合。
  • 利用者自身が、事業所まで通うケース
    自力歩行が可能で、居住場所から施設まで、あるいは施設から居住場所まで一人で歩いた場合。

どちらも片道47単位の減算になります。
減算する利用者の事務処理を間違えると施設の信用問題にもなりかねません。そのため一人ずつ確認しながら、作業を行う必要があります。

通所介護の送迎サービスの業務内容

通所介護の送迎サービスは、単なる利用者の送り迎えだけではありません。そこに付随する作業もサービスに含まれます。

送迎前に行う業務

送迎前には、送迎スケジュールや送迎ルートを組み立て、効率よく、しかも安全に利用者を運ぶための準備が必要です。

  1. スケジュールの作成

    その日に送迎が必要な利用者をピックアップ。そして、送迎場所は自宅かそれ以外かなどを確認する。

  2. 送迎ルートの作成
    効率よく送迎するための最適なルートを検索し、作成する。

送迎中に発生する業務

利用者が自宅から車に乗るまでをサポートしますが、家族がいない利用者の場合は、自宅の部屋から車までの誘導も事業所の責任で行います。

  • 乗降時の介助
    車いすの乗降を安全に行う。歩ける利用者には踏み台や、手を貸すなどのサポートを行う。
  • 家族不在時の居宅内への介助
    自宅に家族がいる場合は、玄関から部屋の中への介助は家族に任せても問題ありません。しかし、家族が不在、または独居などの利用者の場合は、部屋の中まで介助し、安全を見届けるのも事業所の責任となります。
  • 通所前の更衣や排せつの介助
    独居で、さらに一人では出かける際の身支度を整えるのが難しい場合は、送迎前の着替えや排せつの介助も通所介護の送迎には含まれます。

送迎後の業務

利用者の送迎が終わったら業務は終了ではなく、送迎時の業務内容を記録し、申し送りをするまでが送迎業務です。
しかし、忙しいスタッフは他にやることが控えているため、送迎後の記録は簡単につけて終了という事業所もあるのではないでしょうか。そのような状況では次の人に引き継ぎがうまくいかない可能性が高くなります。
さらに、記録をしっかり残すことで、何か問題があった際には、これがエビデンスとなって事業所に責任がないことを証明する証拠ともなります。
その点を鑑みても、事業所の運営責任者としては、スタッフには送迎記録を明確に残しておくよう指示することが肝要です。

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通所介護の送迎記録と業務マニュアル

送迎記録は大切ですが、送迎記録をつけるということは義務化されていません。そのため、記録を残していない事業所があるかもしれません。そこで、送迎記録の必要性について説明します。

送迎記録作成の必要性

送迎記録をつけておくと、介護報酬の時間区分の要件を満たしているかどうかが確認できます。また、今までの記録から、利用者の自宅に何時に着くかという目安がわかります。

また、家のスロープの一部が破損している、車酔いしやすい利用者がいるなどの注意点も、送迎記録として残しておくことで、次のスタッフへ伝えることができます。口頭で伝える申し送りでは、注意事項が正確に伝わっていないこともあるので、記録した形で情報共有することは重要です。

送迎業務のマニュアルの必要性

送迎記録は詳細につけておくことは大切ですが、引き継ぐスタッフにとっては、出発前に送迎する利用者の記録を全て読んで把握することには大きな労力を必要とします。そこで、送迎時に必要最低限の情報を一覧できるような形に作業をマニュアル化すると業務が効率化できます。必要な情報をすぐに共有できるような手順が整っていれば、送迎スタッフはお迎えに行く前にタブレットなどで読むことで、効率よく、常に安全な送迎を行うことが可能となります。

負担をかけない送迎管理には介護ソフトがおすすめ

送迎は利用者を単に送り届けるだけではなく、適切な送迎ルートの提案とスケジュール調整など煩雑な作業をともないます。また、利用者ごとに注意して対応すべき事項を迅速に共有できるようにしておくと、送迎時に気を付けるべき点が把握できるので安心、安全に利用者を自宅や事業所に送り届けることが可能となります。

しかし、忙しいスタッフには、送迎が終わってからパソコンの前に座って記録を入力する時間がありません。そこで、介護ソフトの導入がおすすめです。タブレットやスマホからでも送迎の記録をつけることができ、また、利用者の自宅に到着した際に、タブレットやスマホでサッと読むことができるのもメリットの1つです。

特に「介舟ファミリー」の介護ソフトは、送迎スケジュールが簡単に作成でき、スケジュール調整も容易です。また、地図の参照画面でルートの確認や、ルート作成が可能なので、直前に何らかの理由でルートを変更したとしても、ボタン1つで予定到着時間を把握できます。不測の事態が生じた場合には、家族へ速やかに変更到着時間を伝えることができるので、家族も安心して家で待つことができます。これは事業所の信用にもつながるでしょう。

ルーティンの業務だからこそ、送迎時にも活用できるソフトが搭載された介護ソフトを新規導入、あるいはリプレイスすると、業務の効率化が向上します。この機会に「介舟ファミリー」の介護ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

介舟ファミリーは、介護と障害者福祉の両制度に対応し、事業所が必要な機能を標準で提供しています。包括的なサポート体制があり、初めての利用でも安心して導入できます。どうぞお気軽にお問い合わせください。

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これ以上の事務の効率化は無いでしょう!
【第一薬工販売 株式会社】

会社のご紹介

デイホーム ラ・シンシアは、「介護のプロ」としての誇りとスキルをもって、地域のハンディを持たれ孤立しがちな高齢者の方々に社会生活に復帰して頂き自分らしい生き方を貫き心からの笑顔を取り戻していただける、地域に根ざした利用者様本位のサービスの場を創造する事で、地域福祉に貢献します。

代表取締役 黒田 嘉男 様

法人名第一薬工販売 株式会社
事業所名
  • デイホーム ラ・シンシア
  • 居宅介護支援 ラ・シンシア
提供サービス通所介護、居宅介護支援
職員数
  • 介護職員   : 5人
  • 生活相談   : 1人
  • ケアマネジャー: 1人
  • 看護師    : 1人
  • その他    : 2人
ご利用者様数

通所介護 : 40人
支援事業所: 40人

サービス提供地域大阪府 大阪市平野区(南部)
ホームページhttps://www.ra-sincere.com/

課題と成果

介護ソフト導入のきっかけ

新分野の介護事業を始めるに当り、計画段階より支援ソフトが必要不可欠と考えていました。

介舟ファミリーを選ばれたポイント

開設当初、先発の関連事業所様へお話をお聞きました。
色々と聞いた中で、一番解りやすそうな介舟さんに決めました。

介舟ファミリーを使い始めるときのご苦労など

立ち上げ時にご利用者・関連事業者等のマスターデータ入力をお願いできたので、移行の苦労はありませんでした。
当初は、事務仕事(国保連への請求業務・ご利用者への請求業務)の流れ自体を理解しておらず、頻繁にサポートセンターのお世話に成りっておりました。
(今でも時折、リモート操作にて疑問・問題を解決して頂け、大変感謝です!)

介舟ファミリーを使用しての感想

  • 導入前と導入後で変わった点がございましたら教えてください。
  • クラウドの導入後は、データ管理の心配が無く、遠隔サポートも受けられ、難しい言葉無しでも解って頂け、
    サポートセンターへも安心して電話出来ます。ありがとう!

  • 使用した感想をお聞かせください。
  • 実績表をクリックして行き表に〇印を付けていくだけで、「国保連への提出書類」「ご利用者への請求書」「サービス提供記録」の全ての入力が終了する。
    これ以上の事務の効率化は無いでしょう。

  • 感想や今後に期待する事お聞かせください。
  • 期待することは、今まで通り 介護保険法までも親切に教えていただければと考えております。
    まだ、現システムを余すことなく使い切っていません。が、定型文辞書管理(介護計画作成に利用したい)
    もっと、利用勝手・使い易さをアッピールして欲しい。
    (今は国保連請求・ご利用者請求がメイン作業、勿体無い)

最後に、点数を付けるとしたら介舟ファミリーは何点をいただけますか?

90点

後、10点の努力を今まで通り続けて行ってください。
新たな伸びしろを、是非、発見して下さい。
これからも、フォローお願いいたします。

黒田 嘉男

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業務別の導入事例

介舟ファミリーのご紹介

請求作業が格段にやりやすくなり、作業時間が短縮しました。
【社会福祉法人三多摩福祉会】

会社のご紹介

社会福祉法人三多摩福祉会は、北多摩地区で事業を運営している法人です。

  • 訪問介護事業所:8ヶ所(サテライト1ヶ所を含む)
  • 居宅介護支援 :1か所
  • 通所介護   :1か所
  • グループホーム:2か所
  • 小規模多機能 :1か所
  • 定期巡回介護 :3か所
  • 夜間訪問   :1か所

総務 池田 郁子 様

法人名社会福祉法人三多摩福祉会
事業所名
  • コスモス立川
  • コスモス国立
  • コスモス昭島
  • コスモス日野
  • コスモスむさし村山
  • コスモス国分寺
  • コスモス府中
  • コスモス昭島コスモス西多摩出張所
  • ケアプランセンターなのはな立川
  • 定期巡回・随時対応型訪問介護看護事業所コスモス立川
  • 定期巡回・随時対応型訪問介護看護事業所コスモス国立
  • 定期巡回・随時対応型訪問介護看護事業所コスモス国分寺
  • 夜間訪問介護eコスモス24
  • グループホームえがおの家
  • グループホームえがおの家西府
  • デイサービスえがおの家
  • 小規模多機能あけぼのさん家
提供サービス

居宅介護支援、訪問介護(総合含む)、通所介護、
定期巡回・随時対応型訪問介護看護、夜間対応型訪問介護、
認知症対応型共同生活介護、小規模多機能型居宅介護
居宅介護、重度訪問介護、同行援護、移動支援

職員数
  • サービス提供責任者 :  33人
  • ヘルパー      :144人
  • ケアマネジャー   :   8人
  • その他       : 55人
ご利用者様数1,500名
サービス提供地域東京都
立川市、国立市、国分寺市、府中市、昭島市、日野市、羽村市、青梅市、武蔵村山市
ホームページhttp://3fuku.com/

課題と成果

 介護ソフト導入のきっかけ

訪問介護事業所8ヶ所で、2021年4月よりCare-wingおよび介舟ファミリーでの運用を始めました。
ICT補助金(現在デジタル補助金)を利用しての導入になりましたが、準備期間としては1年ほど前よりソフトの選定を行っています。
実のところ、その前年度にICT補助金での一事業所の導入を検討していました。
しかし、時期が見合わず断念、翌年8事業所での一斉導入となりました。
大手2社を含め5つほどのソフトの比較を行い、当法人に適したソフトを探りました。
ヘルパーの負担が大きくなく、正確であり、勤怠の管理が出来ること、そして当法人の記録、計画書に近いもの、そして問題なく請求業務が出来ること。
もちろん予算の関係も検討されました。

これらのすべてを鑑みて、記録と計画書はCare-wing。
そして請求及び利用者入金管理が出来る介舟ファミリーの組み合わせで導入が決定されました。

 介舟ファミリーを選ばれたポイント

Care-wingと連携されていたことが最大の理由です。
その他に、以下のポイントで選びました。

  • LIFEに対応していた
  • 費用が適切であった
  • 法人が運営している事業体に対応していた

 介舟ファミリーを使い始めるときのご苦労など

8か所の事業所同時の導入だったので、準備や初期設定が複雑になり大変でした。
また、クラウドシステムの利用が初めてだった為、画面に慣れ操作を覚えるまでが大変でした。

 介舟ファミリーを使用しての感想

  • 導入前と導入後で変わった点がございましたら教えてください。
  • ● 伝送、結果取り込みが楽になりました。
    ● 入金管理を導入したことによって金銭管理を本部と共有することが出来るようになりました。
    ● 回収金も経理が画面を目視し共有できていいです。
    ● Care-wingとの連携により、提供表(実績)の確認が楽になり、月末の業務時間が短縮されました。

  • 使用した感想をお聞かせください。
  • 介護保険の伝送のストレスがまったくありません。
    利用者の入金管理もクラウド上で行え、各事業所と本部の経理が同じ画面を見ながら利用者集金未収金の確認を行っています。
    利用者個人の入金データも年間を通して目で見ることが出来、金融機関へのデータ作成作業もゆうちょ方式が可能なソフトです。
    Care-wingとの相互性もまったく問題なく、利用者データ及び実績、スタッフデータがやり取りされています。
  • 感想や今後に期待する事お聞かせください。
  • 現在、これといった問題点はありません。
    分からないことがあるときは、その都度介舟ファミリーに確認して事業所全体で共有しています。

 最後に、点数を付けるとしたら介舟ファミリーは何点をいただけますか?

75点

改善を願う点に関しては希望すべき事柄を伝え、より良いソフトになるよう介舟に期待します。

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業務別の導入事例

介舟ファミリーのご紹介

《使い勝手、費用、保守》を総合的に検討した結果で決めました。【NPO法人グループたすけあいエプロン】

会社のご紹介

経営理念として「エプロンは相互扶助の【困ったときはお互い様】の精神でだれもが安心して暮らせる地域コミュニティを創ることを目指しています。」を掲げています。
地域密着型の在宅ケアを中心に子供からお年寄りまでニーズに対応しております。

※事務局長 菅野 忠雄 様

法人名特定非営利活動法人グループたすけあいエプロン
事業所名
  • エプロンケアプランセンター
  • グループたすけあいエプロン
  • デイサービスセンター赤い屋根
  • デイサービスセンター木の香
  • エプロンデイサービス
提供サービス居宅介護支援、訪問介護、通所介護、公的枠外独自在宅ケア
居宅介護
福祉有償輸送事業、介護員養成研修講座(初任者研修・生活援助従事者研修)
福祉有償輸送運転者研修、常設共生型居場所「花の丘」
職員数
  • サービス管理責任者  :  5人
  • ヘルパー       :85人
  • ケアマネジャー    :  4人
  • 相談支援専門員(兼務):10人
  • その他の職種など   :19人
ご利用者様数290 名
サービス提供地域栃木県塩谷郡高根沢町、さくら市、那須烏山市、宇都宮市
ホームページhttp://epron.sakura.ne.jp

課題と成果

 介護ソフト導入のきっかけ

サービスが多岐に渡り、自前ソフト+一部市販ソフトを併用してきましたが、
  1. 今後も法改正等があること
  2. 自前ソフトの維持が難しくなっている
  3. BCPの観点からクラウドサーバーが必須になること
以上を考慮し導入検討を行いました。

 介舟ファミリーを選ばれたポイント

4つの市販ソフトの比較を行いました。
《使い勝手、費用、保守》を総合的に検討した結果、介舟ファミリーに決定しました。
費用も比較的安価で、特にデーターをエクセル出力できることにより、利便性が高いことがキーとなりました。
コストパフォーマンスが高いと思います。

 介舟ファミリーを使い始めるときのご苦労など

問題はありませんでした。
丁寧な説明と、データー移行も順調に対応して頂いたのが良かったです。

 介舟ファミリーを使用しての感想

  • 導入前と導入後で変わった点がございましたら教えてください。
  • ケア情報の部門間での共有・データベースの共有ができることから、類似データの作成時間が減りました。
    当事業所は基本的には残業時間のミニマム化勤務体制であるため、業務量が増えてきても残業時間発生は少なく、効率の良い処理が出来ています。
  • 使用した感想をお聞かせください。
  • 自前ソフトに比べ市販ソフトは汎用性が必要であるため、多くのソフトはPDFでの出力が多い中、必要な情報をエクセルで出力できる介舟ファミリーが最もマッチングしました。
    重宝しています。
    一部カスタマイズができるのも良い点です。
    LIFEについてもサポートされているので助かっています。
    また、導入した介護記録ソフト「Care-wing」と連携できるのもメリットです。
  • 感想や今後に期待する事お聞かせください。
  • 現場ニーズを反映し、一層の利便性を向上したサービスが展開できることを期待しています。
    特にカスタマイズできる幅を広げて欲しいです。
    1. 障がい者の請求データーの伝送も可能にしてほしいです。
    2. 通所系シフトも登録のスタッフが多いため、刻みのシフトでも対応していただけると、
      通所系の勤務体制表の作成にも利用できるようになると思います。いかがでしょうか?
    3. 利用者の介護度別だけでなく地域別などのデーターも取れるとありがたいです。

 最後に、点数を付けるとしたら介舟ファミリーは何点をいただけますか?

80点

他市販ソフトは60~70点。
現行自前ソフトの組み合わせが必須(事業所独自の帳票がある)なので、エクセル出力が得点を上げています。

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業務別の導入事例

介舟ファミリーのご紹介

費用対効果抜群のソフト。サポートは他社を寄せ付けない程満足してます!
【株式会社シルバーホクソン 様】

会社のご紹介

運営する事業所(3事業所)それぞれには「施設コンセプト」があります。

●施設内に教室がある認知症予防の【 学校型 】
●年に4回の利用者とスタッフによる劇場公演を行う【劇場型】
●利用者が利用者のために役割を担う【当番型 】
様々なニーズに対応しています。

株式会社シルバーホクソン

法人名株式会社シルバーホクソン
事業所名
  • シルバーホクソン デイサービス ふぁいん(弥平)
  • シルバーホクソン デイサービス ふぁいん東領家
  • シルバーホクソン デイサービス ふぁいん前川
提供サービス通所介護
職員数80 名
ご利用者様数
  • シルバーホクソン デイサービスふぁいん(弥平)  55名
  • シルバーホクソン デイサービスふぁいん東領家     55名
  • シルバーホクソン デイサービスふぁいん前川       45名
サービス提供地域埼玉県 川口市
ホームページ

http://www.hoxon.net/

https://fine-kenshu.jimdofree.com/

課題と成果

 オプション製品 「タブ録(通所系記録)」導入のきっかけ

記録の重複作業が慢性化していました。
成す術もなく長時間の作業があたりまえでしたが、介舟ファミリーから「タブ録」の商品案内がありデモンストレーションを体験しました。
圧倒的に効率が上がる可能性を察知して導入しました。

 「タブ録」を選ばれたポイント

現場に合ったカスタマイズが可能でとても使いやすい印象でした。
費用については、改善できる時間効率を考えれば費用対効果抜群です。
そしてなにより「介舟ファミリー」が得意とする 、困ったときのアフターサービスがとにかく安心です。

 「タブ録」を使い始める時のご苦労・工夫されたことなど

実用に向けては比較的たっぷりと時間を用いました。
先ずは管理者が基本的な使い方をマスターして、
そこから生活相談員、日直と看護師、そして現場介護スタッフへと順番に実機を触りながら自然にマスターしていきました。
仮運用期間は4か月間程度。
5、6か月目から実運用に切り替え。
比較的スムーズに導入することが出来ました。

 「タブ録」導入前と導入後で変わった点

大きな変化はやはり時間効率です。
重複作業の改善、クラウドによる一斉連絡が急速に環境を変えてくれました。
また弊社では3事業所それぞれで請求担当者を配置しておりました。
このシステム導入により1拠点での請求業務が可能になり、請求担当者も2名だけで業務対応が可能になりました。

 介舟ファミリーへの感想や今後に期待する事をお聞かせください

期待としては「画像」の添付管理があれば最高です。
その他サポート等については他社を寄せ付けないくらいに満足しています。

 最後に、点数を付けるとしたら介舟ファミリーは何点をいただけますか?

200点

ユーザーを良くリサーチしその結果を敏速に導入されていることで、常に最善のシステムを提供されていると思います。

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業務別の導入事例

介舟ファミリーのご紹介