介舟ファミリー
介護ソフト・障害者福祉ソフト
深刻な人手不足に直面している介護業界では、現場の負担が大きくなりがちです。この課題を解決する切り札として注目を集めているのが、介護記録や請求業務などの電子化です。実際に電子化を導入した施設からは「残業時間が月平均10時間削減できた」「利用者様との関わる時間が1.5倍に増えた」という声が続々と寄せられています。本記事では、介護施設における電子化のメリットと、成功事例、おすすめの介護ソフトをご紹介します。
介護現場では、利用者へのケアの合間を縫って膨大な記録作業が発生します。食事・入浴・投薬管理などの日々の記録、介護記録の作成、さらには介護保険の請求業務まで、スタッフは多くの時間を事務作業に費やしているのが現状です。株式会社メディヴァの調査によれば、介護職員の業務時間の約2～3割が書類作成などの間接業務に充てられていました。
深刻な人手不足が続く中、こうした間接業務の負担を軽減し、本来の介護業務に時間を充てることで事業所の人手不足解消やサービスの質向上、ひいては収益改善につながります。そこで注目されているのが、業務の電子化です。
介護施設の深刻な人手不足！現状と今後の改善策を徹底解説
介護施設の電子化は、業務効率化だけでなく、サービスの質の向上やコスト削減など、さまざまなメリットをもたらします。ここでは主な4つのメリットについて、詳しく解説します。
介護現場では従来、紙媒体で記録作成や手書きの報告書作成が一般的でしたが、入力ミスや転記作業による二重手間が大きな負担となっていました。しかし電子化により、スタッフはタブレットやスマートフォン端末などを活用することで、現場でもリアルタイムに記録を残せるようになりました。特に一気通貫型の介護ソフトでは、記録した情報がそのまま介護保険の請求業務にも連携されるため、月末の請求作業も大幅に効率化できます。
また、電子化のもう一つの大きなメリットは、情報共有の即時性です。記録した内容はリアルタイムでスタッフ間や部署間、さらには事業所全体で共有できるため、きめ細かな利用者へのケアが可能となり、インシデントやトラブルの未然防止にもつながっています。
介護現場の効率化を図る重要性とメリット、具体的な手法について徹底解説
深刻な人手不足を背景に、介護現場での外国人材の採用が年々増加しています。しかし、言語の壁により記録業務に苦心するケースも少なくありません。そこで注目されているのが、多言語対応の介護ソフトです。母国語での記録入力が可能で、自動翻訳機能により日本語への変換も瞬時に行えるため、外国人スタッフの業務負担を大きく軽減できます。
また、手書きや紙ベースの複雑な業務プロセスは、日本人スタッフはもちろん、外国人材にとってはさらなる負担となり、定着率低下の一因にもなっています。電子化による業務の標準化・効率化は、外国人スタッフの早期戦力化を促進し、長期的な人材定着にも貢献します。
介護現場で増える外国人雇用の現状とは？雇用するメリットと留意点を解説
介護施設において、電子化を成功させた事例を2つ紹介します。
株式会社千歳様は、久留米・筑紫野・唐津のエリアで介護サービスを提供されています。
もともと介護ソフトを導入していたものの、一括購入タイプのソフトのため、購入後のバージョンアップに対応できないことに不満を感じておられ、介護ソフトである「介舟ファミリー」に切り替えられました。
介舟ファミリーを導入したことで、居宅介護支援や訪問介護だけでなく、訪問看護など全部門を一元管理でき、帳票がExcelで出力できるなど業務効率化につながっています。結果的に請求業務での残業がほとんどなくなり、業務効率は50％アップされたとのお声をいただいております。
いまでは請求業務だけでなく、スケジュール管理・労務管理などにも活用されており、欠かせないツールとなっているようです。
業務効率が50％アップしました！
有限会社はっぴー様は居宅介護支援から訪問介護・通所介護などさまざまな介護サービスを提供されています。
はっぴー様も千歳様同様に、介護ソフト自体は導入されていましたが、使いやすさやコスト改善などの理由から介舟ファミリーに切り替えました。
介舟ファミリーを導入したことで、会議録の作成や利用票等の差し替えが可能となり、30分の時間短縮と手間の削減につながっています。
また、介舟ファミリーの充実したサポート体制について、高く評価されており、特に事務所に来て丁寧な指導を行うという点に満足しておられました。
業務時間30分削減！社内連絡機能でスタッフ間の情報共有をしています。
介護施設の電子化を成功させるためには、段階的な準備と計画的な導入が欠かせません。ここでは、多くの施設で実績のある効果的な導入手順を4つのステップでご紹介します。これらのステップを着実に進めることで、スムーズな電子化の実現と、確実な効果創出につながります。
電子化の成否を分けるポイントは、自施設が「何のために」電子化を行うのかを明確にすることです。具体的な目的を明らかにしないまま電子化を推進しても、真の課題解決につながらず無駄なコストと手間が発生してしまいます。そこで、まずは「残業を減らしたい」「ケアの質を向上させたい」「請求業務を効率化したい」など、優先度の高い、真に解決したい課題を特定しましょう。また、具体的な数値目標（残業時間30%削減、記録時間の半減など）を設定することで、導入後の効果測定もしやすくなります。
電子化を成功させるためには、「紙をデジタルに置き換える」という単純な発想から脱却する必要があります。電子化の本質は、従来の業務フロー全体を見直し、最適化することにあるためです。
まずは、現在の業務の流れを細かく洗い出してみましょう。各作業について「本当にこの手順は必要か」「誰のために行っているのか」「もっと効率的な方法はないか」といった視点で見直します。この過程で、重複した作業や、習慣的に続けている非効率な手順が見つかることも少なくありません。
次に、洗い出した業務の中から電子化で効率化できるものを特定し、新しい業務フローを設計します。例えば、手書きの申し送りノートは電子化による情報共有に、紙のチェックリストはタブレットでの入力に置き換えるなど、具体的な改善策を検討していきます。このように、業務プロセスの見直しと電子化を組み合わせることで、より効率的で無駄のない業務フローを構築できます。
介護現場の無駄な業務を削減！具体的な方法と円滑な進め方とは
具体的なITツール導入のフェーズの際には、電子化推進のための専任チームを結成し、責任者と役割分担を明確にします。これにより、旗振り役が決定するため、ITツールのスムーズな導入が可能です。この時、外部の専門家とともにどのような機材が必要になるか、どのように推進するかなど導入・運用について相談を必ずしておきましょう。
次に施設の規模や業務内容に応じて必要な機器（タブレット、Wi-Fi環境など）を洗い出し、適切な数量を準備します。さらに、システムトラブル時の対応手順や、データのバックアップ体制、トラブル発生時の連絡フローなども事前に整備しておくことが重要です。
このように万全の準備を行ったうえでITツールを実際に導入しましょう。
いくら優れたシステムでも、使いこなせなければ効果は半減します。年齢やITリテラシーの異なる職員それぞれに配慮した研修計画を立てましょう。そのためには基本操作の習得だけでなく、実際の業務に即した実践的なトレーニングを行うことが効果的です。また、電子化に不安を感じるスタッフへのフォローアップ体制を整え、定期的な研修も計画しておくことをおすすめします。
電子化の導入は、適切な準備と運用体制があってこそ、期待通りの効果を生み出すことができます。ここでは、成功のための3つの重要なポイントをご紹介します。
電子化に対して不安や抵抗感を持つスタッフは少なくありません。特に、年配のスタッフや普段からITツールに馴染みの薄い職員にとっては、大きな変化となります。そのため、「なぜ電子化が必要なのか」「導入後どのように業務が変わるのか」といった点について、丁寧に説明を重ねることが重要です。また、現場の意見を積極的に取り入れ、スタッフ全員が前向きに取り組める環境づくりを心がけましょう。
電子化を円滑に進めるためには、ITに詳しい人材の存在が重要です。施設内にIT担当者を配置し、システムの運用管理やトラブル対応、スタッフからの質問対応などを一元的に担当することが理想的です。既存スタッフの中からIT推進担当を育成する方法もありますが、その場合は十分な研修期間を設けましょう。
事業所内部で適切な人材を確保できなかった場合は、外部の専門家やITツールのサポート担当者と密接に連携し、万が一の場合にも対応できるような体制を構築しておきましょう。
介護ソフトの選定は、電子化の成否を大きく左右します。価格や機能だけでなく、導入実績やサポート体制も重要な選定基準となります。特に、常時対応のサポートデスクがあるか、導入時のトレーニングは充実しているか、バージョンアップは定期的に行われているかなどをチェックしましょう。また、他の介護施設での導入事例や口コミ情報も参考にし、自施設に最適なツールを選びましょう。
介護ソフトの導入・切り替えをご検討されているのであれば、介舟ファミリーがおすすめです。
介舟ファミリーの主な特徴は以下の3つです。
業務の中でも煩雑になりがちな記録や請求業務の手間を大幅に削減できます。タブレットやスマートフォンを使った記録機能により、二重入力の手間を省き、クラウド上で情報を一元管理。他社の記録ソフトとの連携も可能で、請求業務の効率化を実現します。
充実したサポート体制で、導入時のデータ移行から初回請求まで徹底的にサポート。訪問・遠隔どちらでも対応可能で、操作説明も丁寧に実施。困ったときにはすぐに相談できる体制を整えています。
シンプルで分かりやすい画面設計により、パソコンが苦手な方でも安心して使えます。直感的な操作性で必要な情報がすぐに見つけられ、新しいソフトの操作を覚えることに不安がある方でも、スムーズに使いこなすことができます。
このように介護施設の業務効率化に貢献できる介舟ファミリーはデモ体験が可能です。
実際に手に取ってみて介舟ファミリーの使いやすさを実感してみてください。
深刻な人材不足が続く介護業界において、電子化の推進は今や「選択」ではなく「必須」となっています。実際に電子化を導入した施設からは、業務効率が50％アップした、作業時間が30分減少した、といった具体的な成果が報告されています。
この業務効率化により生まれた時間は、ゆとりある働き方や利用者へのケアの質向上、職員の専門性向上のための研修時間に充てることができ、働きやすい職場環境の実現につながります。これにより、新しい人材の確保や定着率の向上にもつながります。
つまり、電子化は単なる業務効率化のツールではありません。生産性の向上、サービスの質改善、人材の確保・定着を通じて、事業所としての総合的な価値と競争力を高める重要な経営戦略なのです。選ばれる介護施設となるためにも、今こそ電子化への一歩を踏み出す時です。
介護ソフト「介舟ファミリー」は電子化におすすめです。継続率95％、17,000以上の導入実績を持つこのソフトは、煩雑な記録から請求業務まで一貫して管理できるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。
さらに、導入時のサポートはもちろん、利用中も手厚いフォローアップを提供しているため、安心してお使いいただけます。
この機会にぜひ一度「介舟ファミリー」をご検討されてはいかがでしょうか。
介舟ファミリーは、介護と障害者福祉の両制度に対応し、事業所が必要な機能を標準で提供しています。包括的なサポート体制があり、初めての利用でも安心して導入できます。どうぞお気軽にお問い合わせください。
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