障害福祉ソフトとは？ソフトの機能や選び方、導入時の注意点を解説

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障害福祉サービスを提供する事業所は、介護サービスを提供する事業者と同じように計画、記録、請求で事務処理を進めます。しかし、障害福祉サービスには特有の書類や、請求する際の利用者の上限管理など、介護サービスとは異なる点があります。そのため、障害福祉ソフトの導入には注意が必要です。
この記事では障害福祉ソフトの概要、代表的な搭載機能、そして、障害福祉ソフトのメリットや課題についてご紹介します。障害福祉ソフトの導入を検討している事業所の責任者は、ぜひ選ぶ際のヒントにしてみてください。

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障害福祉ソフトとは

障害福祉ソフトとは、どのようなものなのでしょうか。

障害福祉ソフトとは

障害福祉ソフトは、障害者総合支援法に定められる障害福祉サービスを提供する事業所が、介護給付費請求や利用者のケース記録の作成などをおこなう際に使用するソフトです。訪問介護や、放課後等のデイサービスで利用されることが多く、業務をワンストップで行えるタイプのものもあるため、事業所にとっては業務の効率化につながります。今まで紙やExcelなどを利用して手作業で行っていた事業所は、障害福祉ソフトを導入することで実務の負担が軽減されます。例えば、今までは利用者の名前や生年月日などを何度も転記していた工程が、障害福祉ソフトを導入するとスキップされるため、作業時間が短縮できるのです。 こちらの記事も参考にしてみてください。

障害者福祉が抱える問題点とは？解決に向けて事業所としてできること

障害者福祉が抱える問題点と対策、問題点を解決するために事業所としてできることについても紹介します。

障害福祉ソフトの機能

障害福祉ソフトを導入すると、どのようなことが効率化できるのでしょうか。多くのメーカーが搭載している代表的な機能を見てみましょう。

相談支援、計画業務のサポート

計画相談支援事業所におけるケアプランや、月に一度のモニタリング報告書の作成をアシストします。また、障害福祉サービスを提供する訪問事業所や障害児通所支援などで、作成が求められている個別支援計画書も簡単に作成することが可能です。あらかじめテンプレートやフォーマットが用意されているので、容易に作成することができます。

請求処理（国保連請求・利用者向け請求）

障害福祉ソフトを利用することで、月初に発生する請求業務も簡単になります。かかった費用は9割を国保連に、残り1割を利用者へ請求するのですが、障害者福祉は利用者の収入に応じて負担額の上限が4段階に分かれています。その上限を超えた分を国保連に請求するため、計算も管理も煩雑です。障害福祉ソフトには自動で計算する機能が備わっているため、業務が簡略化できるうえに計算ミスも防ぐことができます。

ケア記録作成

日々行う利用者の健康チェックやサービス提供状況の記録は、スタッフがメモをし、それを転記するという流れで行っている事業所も多いでしょう。障害福祉ソフトを利用すると、テンプレートやフォーマットに入力するだけで完成する仕組みとなっています。また、一度入力した記録がほかの書類や帳票にも反映されるため、同じことを何度も入力する必要がありません。サービス提供時や請求時に、「サービス提供実績記録票」もあわせて用意しなければいけない障害者福祉サービスの事業所では、障害福祉ソフトを活用するメリットは大きいです。

シフト管理

事業所の運営管理者にとって、スタッフのシフト作りは毎月、多くの時間を割いている業務のひとつでしょう。障害福祉ソフトは、スタッフのシフトの作成、管理にも活用できるツールです。人数がそろわなかったり、リソースが不足してしまったりするという失敗も減らせます。

給与計算

障害福祉ソフトを導入することで、スタッフの給与計算も簡単になります。煩雑な給与計算も、障害福祉ソフトを使えば簡単になるだけでなく、人為的ミスの低減も図れます。

障害福祉ソフトには、ひとつのソフトで支援業務の作業・管理が行うことができる「総合型」と、業務の一部に絞った「特化型」があります。事業所の形態、利用状況にもよりますが、シフト管理や給与計算などにも活用したいと思っている事業所には、トータルでのサポートがある総合型の障害福祉ソフトの方がおすすめです。

障害福祉ソフトを導入するメリット・デメリット

障害福祉ソフトのメリット

障害福祉ソフトを活用するメリットは以下のとおりです。

事務作業の効率化

前述したように、障害福祉ソフトによっていくつもの事務作業が効率化できます。特に、総合型はさまざまな機能がひもづけされていることが多いため、最低限の入力で書類が完成します。月に一度発生する請求業務も、大幅な時間短縮が図れるでしょう。

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サービスの質の向上

介護記録をタブレット端末から入力できるタイプの場合には、空き時間にどこからでも入力できるため、わざわざパソコンがある場所へ戻って入力する必要がありません。そのため時間に余裕が生まれ、利用者のサービスの見直しや、事業所のイベントの企画や運営に力を入れることができます。その結果、利用者や家族の顧客満足度向上につながり、事業所の評判も向上するでしょう。

制度改正時にスムーズに対応

制度改正時には、いつもの業務にプラスして、新しく変更されるポイントを確認しなければいけません。こうした業務は煩雑なうえに、変更点を理解するまでに時間を要することがあります。障害福祉ソフトは、改正が入るごとにソフトをアップデートすることで対応します。クラウド型ではすぐに反映されるため、通常どおりの利用ができるのがメリットです。

障害福祉ソフトのデメリット

障害福祉ソフトはメリットがある一方で、利用する際に知っておきたいデメリットもあります。

ソフトの操作を覚える時間が必要

ソフトを使いこなすためには、ソフトの操作を覚える時間が必要です。操作が簡単であり、サポート体制の整った会社の障害福祉ソフトを選ぶとよいでしょう。

初期費用がかかる

障害福祉ソフトを購入する際は、パソコンやタブレット端末だけでなく、ネットワーク環境を整える必要があります。そのための初期費用は必要ですが、初期費用の金額だけで判断せず、残業が減ることによる人件費軽減、サービス向上による利用者の増加など、幅広い視野で考えてみましょう。また、ICT補助金の利用も検討してみるとよいでしょう。

月々のコストがかかる

クラウド型なら通信費の他、月々の利用料もかかります。しかし、業務効率化によって得られるメリットを検討すると、投資対効果が大きいと判断できることも多いでしょう。

障害福祉ソフトの選び方のポイント

自事業所に適した障害福祉ソフトを選択する際のポイントをご紹介します。

対応サービス

ソフトが対応しているサービスが放課後等デイなのか、居宅介護かなどは最初に確認しましょう。要望に応じてカスタマイズに対応しているソフトもあります。

搭載されている機能

搭載されている機能の確認は大切です。例えば、シフト作成や給与計算にソフトを活用したいと思っている事業所の場合には、それらの機能が搭載されていなければ、そもそも利用することができません。反対に、必要のない機能が搭載されていても持て余すでしょう。事業所にとって必要な機能はどれなのかを見極めることが大切です。

料金体系

価格は利用端末の台数、オプション、サポート体制などにより変わってきます。料金は要問い合わせという会社が多いのはそのためです。導入する前には、必ず複数社から見積もりをとり、内容をよく検討してから契約しましょう。

パッケージ型・クラウド型

インターネットを導入していなくても使えるパッケージ型は、台数の少ない事業所に向いています。また、クラウド型はタブレット端末からの入力やリアルタイムでの状況確認ができるため、多くの事業所を持つ企業や訪問介護ステーションなどにおすすめです。

サポート体制の充実

障害福祉ソフトは導入したら即日で使えるのではなく、ソフトの使い方を学ぶ時間が必要です。その際に、訪問して操作の説明をしてくれるサービスがあるのか、そのサービスは有料か、あらかじめ確かめておきましょう。また、コールセンターの有無、請求日近くであっても電話がつながりやすいかなども確認しておくとよいでしょう。さらに、データ移行作業についても、ソフト提供会社に代行してもらうことは可能か、その際に別途料金がかかるかなど、詳細なところまでしっかり詰めてから契約しましょう。

これからの障害福祉サービスには総合型ソフトがおすすめ

障害福祉ソフトの導入目的は、業務効率やサービスの質、職員の働きやすさの向上です。ソフトを選ぶときは、そこを忘れないようにしましょう。総合型ソフトはすべての業務に幅広く対応しているので、「どれがいいのかわからない」という事業所にはおすすめです。例えば、介舟ファミリーには、障害福祉業務を事務手続きからシフト管理までトータルサポートできる機能が搭載されているため、事業所の大幅な業務効率化につながります。ぜひ検討してみてください。