事務作業時間が大幅削減。売上が10%アップしました!
【成田エコハウス株式会社 様】

会社のご紹介

当事業所はヘルパーの年齢層が幅広く、20代から70代が勤務している事業所です。

年齢別に様々な意見がありそれぞれの良いところを吸収し、日々勉強な毎日を送っています。

ご利用者様主体の寄り添える介護、自立支援につなげられるようサービス提供をしています。

サービス提供責任者 林 香奈  様
サービス提供責任者 関口 遥子 様

法人名成田エコハウス株式会社
事業所名クローバーホーム成田 (クローバー成田訪問介護)
提供サービス訪問介護・独自
職員数
  • サービス提供責任者 : 2人
  • ヘルパー      : 20人(最高齢のヘルパー年齢は74歳)
ご利用者様数24名
サービス提供地域千葉県成田市
ホームページhttps://clover-narita.com/

課題と成果

 「介舟ファミリー×Carewing」導入のきっかけ

『他社ソフト切替え』

従来のソフトはシフトと請求が連動していなかったので、シフトはExcelで管理していました。
それ以外にも使いにくい部分があったので、展示会が開催されるタイミングで別の請求ソフトを探し始めました。

それに伴い記録も「利用者別に実施記録のファイリング作業や名前の記載ミスで印鑑の取り直し」と色々大変な部分があったので、そこもICT化したいと思い記録ソフトも探し始めました。

 「介舟ファミリー×Carewing」を選ばれたポイント

最終的に4社ほど検討しました。
社内でどのソフトが良いか聞いたところ、満場一致で
「介舟ファミリー(請求ソフト)とCarewing(記録ソフト)」に決まりました。
良かった点は3つありました。
1つ目は「シフトと請求が連動している」
2つ目は「画面が見やすい」
3つ目は「操作性が簡単で使いやすい」

またデモンストレーションの時も営業の方が質問に対し、ただ業務的に答えるのではなく、事例を交えて説明してくれたのでとてもわかりやすく親切でした。

 「介舟ファミリー×Care-wing」を使い始める時のご苦労・工夫されたことなど

介舟ファミリー(請求ソフト)は従来のソフトが使いにくかったため、それと比較するととても使いやすいので感動しました。
従って使い始める時に苦労した点はありません。

Care-wing(記録ソフト)は年齢層の高いヘルパーが多いため、最初は導入に対して前向きではありませんでした。
しかしサービス提供責任者が積極的にヘルパーへ教えたり、万が一わからない時や上手く入力できなかった際はすぐ聞いてもらったり入力漏れ用のシートを準備するなどして、徐々に慣れてもらいました。
とにかく触ってもらうようにした事が良かったと思います。
最終的に365日かけて覚えてもらうつもりでしたが、導入から3ヵ月も経たない内に今は使いこなしてもらっています。

 「介舟ファミリー×Care-wing」導入前と導入後で変わった点

  • サービス提供責任者の事務作業時間は減りましたか?
  • <導入前>
    サ責や管理者もサービス提供を行うので中々事務時間を確保できず、以前のソフトやペーパー管理では効率が悪かったです。
    <導入後>
    限られた事務時間帯で最初は慣れないソフトで戸惑うことも多々ありましたが、なにかあるとエラー表示が出て見てすぐにわかるので効率よく進めることが出来ました。
  • 1ヶ月分のシフト作成時間は減りましたか?
  • 1ヵ月分のシフト作成時間は特に変わりませんが、日割り作成時の出勤者や出勤時間の入力ミスがほとんど無くなりました。
    入力方法もまとめて出来るのでとても使いやすく感じます。
  • 予定と実績の突合確認作業は減りましたか?
  • 予定と実績で異なる点が色で教えてくれるため親切でわかりやすいです。
    間違いにすぐ気づくのでその都度修正でき、作業効率が良くなっていると感じます。
  • 予実施記録の枚数や整理とファイリングに掛かる時間は減りましたか?(1カ月当たり)
  • ファイリング業務がなくなったので、かなり負担が減りました。
    <導入前> 作業時間:15時間、枚数:1300枚、費用:1万円
    <導入後> 作業時間:  0時間、枚数:      0枚、費用:   0円
  • 特定事業所加算を取得し、どれほど売上が上がりましたか?
  • 売上が10%アップしました。
    施設なので利用者の人数にも限りがありました。
    売上を上げるには施設外でサービス提供しなければならなかったので、そうすると施設や在宅でヘルパーの動きや移動時間も発生するので難しいと思っていました。
    そのため特定事業所加算は導入してから3カ月後に取得しました。
  • サービス提供責任者のサービス提供時間数は増えましたか?
  • 訪問の事務作業時間が軽減され、施設の事務やイベントの計画等に時間を使えるようになりました。
  • 記録用紙代は減りましたか?
  • サービス実施記録票の購入がなくなり手書きもなくなったので、ペン代も減りました。
  • サービス提供責任者やヘルパーの働きやすさに繋がりましたか?
  • 今では1日分の訪問記録を手書きで記入の運用には戻れないとみんな言っています。
  • 効率化により捻出された時間を有効に使えていますか?
  • 実地指導の対策を常日頃から出来るようになりました。
    特定事業所加算の取得に伴い、月に1回研修を行わなければならないので、そういった時間にも割けるようになりました。
    またカンファレンスも定期的に行えています。
  • 残業時間は減りましたか?
  • 実績記録のファイリング作業や請求業務の残業時間がなくなったため、その分他の業務へ時間を使えるようになりました。
  • 実績を国保連請求・利用者請求まで連携することで、作業時間は減りましたか?
  • 以前は国保連へ直接CDを提出していたので所要時間や負担でした。
    伝送できるメリットは本当に大きいです。
    国保連請求が確定すればすぐにご利用者様への請求業務へ取り掛かれるので、かなり作業時間は減っています。

 「介舟ファミリー×Carewing」を使用した感想をお聞かせください

従来のソフトは国保連伝送が無かったので直接CDを提出していました。
しかし介舟ファミリー(請求ソフト)は国保連伝送が行えるので良かったです。
またソフト切替えのきっかけとなったシフトから請求への連動も請求ソフトと記録ソフトがデータ連携した正確な情報のため、確認作業の手間が省けました。
Care-wing(記録ソフト)は利用者やヘルパー情報が入っているため、今日誰がシフトに入っているかなどの情報を検索しやすいです。
また「実施記録の確認作業の短縮やダブルチェック、ペーパーレスによるファイリング作業そして印鑑の取り直し」の必要もなくなりました。
特定事業所加算も取得できたので良かったです。導入しなければ取得しようと思いませんでした。

 「介舟ファミリー×Carewing」への感想や今後に期待する事お聞かせください

こうだったら良いのにねと言った部分も、サポートセンターに話を聞くとできる部分が多々あるため、その度に感動しています。

 ICT「介舟ファミリー×Carewing」の導入に躊躇されている方に一言お聞かせください

サービス提供責任者の業務がとても楽になるので、1日でも早く導入された方が良いと思います。

 最後に、点数を付けるとしたら介舟ファミリーは何点をいただけますか?

98点

本当に使いやすく、介舟ファミリー(請求ソフト)とCarewing(記録ソフト)に出会えてよかったと思っています。
W導入は「管理者・サ責の心強い味方」です。

残業が無くなり定時で帰れます。子供が居ても働ける環境になりました!
【社会福祉法人北養会 様】

会社のご紹介

当事業所は、ヘルパーの年齢層が幅広く、20代から60代が勤務している事業所です。
老人保健施設くるみ館の併設事業所として「居宅介護事業所・訪問介護・訪問リハビリ」など、他業種連携して介護することができる、恵まれた環境にあります。
またヘルパー同士の相談もしやすく、お互いを気遣うことのできる関係となっております。
利用者様の住み慣れた在宅での自立支援に向けて、安心した暮らしが出来るよう支援しています。

社会福祉法人北養会 課長 滝田 幸代 様

法人名社会福祉法人 北養会
事業所名訪問介護ステーションくるみ館
提供サービス訪問介護・みなし・独自・居宅介護・重度訪問介護
職員数
  • サービス提供責任者 :   4人(内1人はパート)
  • ヘルパー      : 11人(最高齢のヘルパーは68歳)
  • その他の職種など  :   1人
ご利用者様数85名
サービス提供地域茨城県水戸市 笠間市(旧友部町)
ホームページhttps://hokuyoukai.jp/houmon-kurumi/

課題と成果

 介舟ファミリー×Care-wing 導入のきっかけ

『初めてのソフト導入』

従来の請求ソフトでは「自費サービス/総合事業サービス/障害福祉サービス」と、幅広いサービス種類に対応していなかったため、いくつかのソフトを使用していました。
しかし利用者も増え始め、請求はもちろん、スケジュール調節なども難しくなってきたため、総合事業が開始されるタイミングを機に「一括で管理できるようなソフト」を探していました。

またサービス提供責任者の業務がとても大変で、どうにかして業務改善したいという気持ちもあったので、一緒に活動記録の電子化も検討し、記録のソフトも探し始めました。

請求ソフトは15社ほど資料請求を行って検討し、記録ソフトに関しては、請求ソフトからデータ連携しているとの事で、紹介してもらいました。

 介舟ファミリー×Care-wing を選ばれたポイント

介舟ファミリー(請求ソフト)は「介護保険サービス/自費サービス/総合事業サービス/障害福祉サービス」と、幅広いサービス種類に対応しているからです。
ひと通りスケジュールから給与計算まで対応しているので、管理がとても楽になりました。

Care-wing(記録ソフト)に関しては大きく分けて5点あり、
1点目は「スピーディーにスケジュール作成が可能」
2点目は「簡単に予定と実績の管理が可能」
3点目は「記録用紙が不要となり、コスト削減に繋がった」
4点目は「サービス提供責任者が、ヘルパーの活動内容や報告をいち早く確認することが可能」
5点目は「記録ソフトとして機能が充実しており、他社ソフトと比べて費用が安かった」
以上5点が、選ばれたポイントになったと思います。

 介舟ファミリー×Care-wing を使い始める時のご苦労・工夫されたことなど

若いサービス提供責任者が、説明せずともCare-wingを使いこなしてくれたため、導入時にそれほど苦労は無かったと思います。
お陰さまでスマートフォンの操作が苦手なヘルパーに対し、積極的にCare-wingの指導及びアドバイスを行ってくれたため、とても助かりました。
またご利用者様に対しても、お知らせのチラシを1枚写真入りで作成し予め告知したため、理解も良かったと思います。

強いて言うのであれば、全員がスマートフォンを持っていなかったので、6名分の端末をレンタルすることになった事です。
介舟ファミリーに関しても、やはり最初は請求ソフトの切替えに伴い、データ入力が少し大変だったところぐらいだと思います。

 介舟ファミリー×Care-wing 導入前と導入後で変わった点

  • サービス提供責任者の事務作業時間は減りましたか?
  • <導入前>:3時間 → <導入後>:10-15分
    活動記録が上がったタイミングでしか作業ができなかったため、かなり月末の締め作業に時間が掛っていました。
    また2週間に1回記録を回収していましたが上がってこないところに関しては、定時後電話でフォローも行っていたので、それも手間と時間が掛っていたと思います。
    しかし今では毎日記録が上がってきますし、色で変更点も一目瞭然でわかるので、確認がしやすくなった上に作業時間が大幅に減りました。
  • 1ヶ月分のシフト作成時間が減りましたか?
  • <導入前>:10日間 → <導入後>:4.5日間(別作業や現場作業を行いながら)1日40-50ほどサービス件数がありスケジュールの変更が多く、1週間に1回はタブルチェックを行っておりました。
    しかしそれでもミスはありました。
    ですが今では、システムで簡単にスケジュールを組んでくれるため、ミスも無くなった上にシフトが出来上がるタイミングが早くなりました。
    今までは遅かったため、確認しなければならない上に、月末の締め作業とも重なって本当に大変でした。
  • 予定と実績の突合確認作業が減りましたか?
  • <導入前>:8時間 → <導入後>:2時間
    予定と実績の突合が異なると色でお知らせしてくれるので、とてもわかりやすいです。
    お陰様でミスも無くなり安心しています。
  • 実施記録の整理とファイリングに掛かる時間は減りましたか?
  • <導入前>:0.5日間 → <導入後>:0日間
    1ヶ月に1000枚近く実施記録を整理し、ファイリングを行っていました。
    またペットボトル(500ml)縦1本分の厚さになるため置き場所にも困っており、年末になると段ボール5.6箱ある状態になってしまうので、年度の締め作業も大変でした。
  • 特定事業所加算の指示を発生する時間は減りましたか?
  • <導入前>:1.5時間→<導入後>:10分位(一日当たり)
    Excelで書式を作り文章に起してヘルパーへ指示を出していました。
    電話でも指導していましたが、最終的に文書化しなければならなかったのでとても大変でした。
    しかし今では、負担が無い上に的確に指示を出せるようになりました。
  • ヘルパーとの情報共有の時間は減りましたか?(指示書の受け渡しなど)
  • <導入前>:1回あたり1時間 → <導入後>:援助時間のみ
    事業所に来てもらってコピーを渡したり同行訪問を行っていました。
    しかし事業所としてはやはり個人情報になるので、ヘルパーへ渡した指示書の保管方法を心配していました。
    現在は端末で情報を共有することができるので、個人情報保護の面でもセキュリティがしっかりしているので、安心しています。
    また常に情報が自由且つ素早く共有することができるので、助かっています。
  • 転記時間は減りましたか?
  • <導入前>:1.5時間 → <導入後>:15分位(一日当たり)
    指示やヘルパーが電話で連絡してきたことをケアマネにFAXで相談する際に、その都度文書化するのがとても大変でした。
    経過記録も文書化していたので、その残業時間も多かったと思います。
    基本的には全て文書化し形に残さなければならなかったので、それもなくなり助かっています。
  • 残業時間は減りましたか?(残業代も含め)
  • <導入前>:22時 → <導入後>:17時
    毎日21時、月末月初は22時まで残業していましたが、今では定時で上がれるようになりました。
    本当にサービス提供責任者の業務が大変で体調不良や結婚を機に働くことが難しくなってしまい、辞めてしまう方もいました。
    しかし今では残業が無くなったお陰で、若いサービス提供責任者も働けるような環境になりました。
    システムを導入していなければ辞めていたと思います。
    結婚してもお子さんがいても働き続ける事ができる環境になったので、紹介によるサービス提供責任者も増えました。
    残業がある状態では人を募集することもできなかったので、本当に改善できて良かったです。
  • サービス提供責任者のサービス提供時間は増えましたか?
  • 登録ヘルパーの数自体は増えていないため、サービス件数は増えていません。
    事務作業も減ったので、サービスに出ている時間はかなり増えました。
    しかも残業が無くなったお陰で「働き方改革」に繋がりました。
  • 特定事業所加算を取得できましたか?
  • <導入前>:取得済み → <導入後>取得済み
    指示のやり取りを記録化していたので、二度手間三度手間と手間が掛っていました。
    また保管もしっかりしなければならなかったのでとても大変でした。
    アナログを電子化したことによって、大幅に手間が省けたので良かったです。
  • 記録用紙代は減りましたか?
  • <導入前>:10万前後 → <導入後>:0円 (10箱分1000枚/10ヶ月分)
    活動記録がなくなったお陰でペーパーレス化が実現でき、大幅にコストを削減することができました。
  • 実施記録回収の漏れは無くなりましたか?
  • <導入前>:3件 → <導入後>:0件
    月末最終週の記録の回収が遅くなっていたため、導入後はこの作業の手間も省けました。
  • 訪問の抜け漏れがなくなりましたか?
  • <導入前>:3件 → <導入後>:0件
    元々トリプルチェックぐらいしていたので、差ほど訪問の抜け漏れは無かったです。
    しかし変更があったスケジュールは連絡ミスなども発生していたため、たまに抜け漏れはありました。
    今ではフォローしなくても訪問の抜け漏れはありません。
    また間違って別ヘルパーに予定を割り当てたとしてもシステム上確認しやすいので、誰かしらミスに気づいてくれます。
  • ICT化(働きやすさ)によって採用は増えましたか?
  • 働きやすくなったことで紹介により、全体的に若いサービス提供責任者が入ってくれるようになりました。
    定着率もいいので安心しています。
  • サービス提供責任者やヘルパーの働きやすさに繋がりましたか?
  • サービス提供責任者は業務が改善されたことにより働きやすくなりましたし、ヘルパーへの指導もしやすくなりました。
    そしてヘルパーは報告しやすくなったと思います。
    また年配のヘルパーは操作方法を教えてほしいと若いサービス提供責任者へ色々聞いてくれるため、世代間ギャップが縮まったと思います。
    便利な機能が追加される度に皆で情報を共有し合うので、自然とコミュニケーションも増え良い関係性を築くことができています。
  • 効率化により捻出された時間を有効に使えていますか?
  • 1回に入るサービス提供の時間が増え、サービスの質が向上しました。
    また別の業務にも時間を当てられるようになったため、サービス担当者会議などにも参加できるようになりました。
  • 現場から上がってくる情報量は増えましたか?
  • 携帯端末の変換機能により介護過程の文書化が上手になったお陰で、サービスに入った事のないご利用者でも情報がしっかり共有されるようになりました。
    利用者の情報が細かく上がってくるので、情報量が多い上に正確になったと思います。
    また普段ヘルパーがどのように援助しているかが誰にでもわかるようになったので、引き継ぎもしやすくなりましたし1日の動きもわかるようになりました。
    そして別のサービス提供責任者が休みで自分の担当するご利用者じゃなくても、情報を引き継いだ形で話を進める事ができるので良かったです。
  • 実績を給与計算まで連携することで作業時間は減りましたか?
  • <導入前>:4日間 → <導入後>:2日間
    従来の請求ソフトは実績と給与が連動していなかったので、活動記録や訪問スケジュールをトリプルチェックしながら再度情報を入力していました。
    それでもミスはありましたし手間と時間がかなり掛っていたと思います。
    しかし今では正確に実績の情報を給与へと取り込むことができるため、作業時間が大幅に減りました。
  • 実績を国保連請求・利用者請求まで連携することで作業時間は減りましたか?
  • 訪問スケジュールや実績をまとめた上で、請求事務と情報を連携しながら請求書を作らなければいけませんでした。
    また1つの請求ソフトで複数サービス種類を管理しているわけではないので、本当に大変でした。
    今では直接インターネット伝送が使えるので、別途費用が掛らない上に簡単に行うことができるので、作業時間が大幅に減りました。

 介舟ファミリー×Care-wing を使用した感想をお聞かせください

大幅に業務効率化し働きやすい環境になったお陰で、他の事業所では働くことができないぐらい導入効果を実感できました。
また自分がいなくても、別の者が業務を引き継げる状態となったため安心しています。
介舟ファミリー×Care-wing の連携も簡単にワンクリックで行うことができますし、どちらの会社もサポートセンターがあるので、わからない時は相談しやすく安心して利用することが出来ます。
更にクラウド型のソフトなので制度改正時の自動更新やデータのバックアップを取る必要もないので、とても楽になりました。
常に機能のバーションアップも行ってくれているので、リニューアルしていく姿が見える点もポイントが高いです。
要望事項にも応えてくれます。
実際のところ導入時に比べ、機能が充実してきています。

Care-wingに関しては若いサービス提供責任者を育てていくためのツールにもなりましたので、導入して本当に良かったと感じております。

介舟ファミリーは帳票がエクセルで出力されるため編集がしやすいです。
またサポートセンターは機能のこと以外にも、制度に関する質問事項にも応えてくれるのでとても助かります。
そして何よりソフトから「お知らせ」してくれる情報がとても有難いです。
ミーティングの資料などに活用しています。

◆「お知らせの内容」
① 介護報酬改定時の情報は、どこよりも早く情報を提供してくれる(直近ですと軽減税率など)。
② 介護報酬改正時に請求ソフトで行わなければならない操作部分も、資料を用いて親切に教えてくれる。
③ 介護保険サービス契約に関する重要事項説明書など、サンプル様式をダウンロードすることができる。
④ 厚生労働省の通達など現場では把握しきれない情報も、請求ソフトからわかりやすく教えてくれる。
⑤ 研修のご案内や研修に参加できなくても使った資料を展開してくれる。

 介舟ファミリー×Care-wing への感想や今後に期待する事お聞かせください

介舟ファミリー×Care-wingにおいて、訪問介護計画書や手順書が連携できると業務効率化に繋がるので、お願いしたいです。
またケアマネージャーと情報の共有ができる部分をもっと増やしてほしいです。(アセスメントや介護保険情報など)

 ICT(介舟ファミリー×Care-wing)の導入に躊躇されている方に一言お聞かせください

ICTを導入してからはサービス提供責任者・ヘルパー共に事業所全体が「連絡/記録の部分」で、とても業務効率化できたので大変良かったと思います。

また次世代の若いサービス提供責任者のために、仕事しやすい環境を作ってあげる事が大切だと思いますので「介舟ファミリー×Care-wing」の組み合わせで導入し、本当に良かったと思います。

 最後に、点数を付けるとしたら介舟ファミリー×Care-wingは何点をいただけますか?

95点

大幅に業務効率化されたので、文句なしの高得点です。後は計画書や手順書が連携してくれれば、100点だと思います!!!