残業が無くなり定時で帰れます。子供が居ても働ける環境になりました！【社会福祉法人北養会様】

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【社会福祉法人北養会様】

会社のご紹介

当事業所は、ヘルパーの年齢層が幅広く、20代から60代が勤務している事業所です。
老人保健施設くるみ館の併設事業所として「居宅介護事業所・訪問介護・訪問リハビリ」など、他業種連携して介護することができる、恵まれた環境にあります。
またヘルパー同士の相談もしやすく、お互いを気遣うことのできる関係となっております。
利用者様の住み慣れた在宅での自立支援に向けて、安心した暮らしが出来るよう支援しています。

社会福祉法人北養会　課長　滝田幸代　様

法人名	社会福祉法人北養会
事業所名	訪問介護ステーションくるみ館
提供サービス	訪問介護・みなし・独自・居宅介護・重度訪問介護
職員数	サービス提供責任者： 4人（内1人はパート）ヘルパー　　　　　： 11人（最高齢のヘルパーは68歳）その他の職種など　： 1人
ご利用者様数	85名
サービス提供地域	茨城県水戸市　笠間市（旧友部町）
ホームページ	https://hokuyoukai.jp/houmon-kurumi/

課題と成果

介舟ファミリー×Care-wing 導入のきっかけ

『初めてのソフト導入』

従来の請求ソフトでは「自費サービス／総合事業サービス／障害福祉サービス」と、幅広いサービス種類に対応していなかったため、いくつかのソフトを使用していました。
しかし利用者も増え始め、請求はもちろん、スケジュール調節なども難しくなってきたため、総合事業が開始されるタイミングを機に「一括で管理できるようなソフト」を探していました。

またサービス提供責任者の業務がとても大変で、どうにかして業務改善したいという気持ちもあったので、一緒に活動記録の電子化も検討し、記録のソフトも探し始めました。

請求ソフトは１５社ほど資料請求を行って検討し、記録ソフトに関しては、請求ソフトからデータ連携しているとの事で、紹介してもらいました。

介舟ファミリー×Care-wing を選ばれたポイント

介舟ファミリー（請求ソフト）は「介護保険サービス／自費サービス／総合事業サービス／障害福祉サービス」と、幅広いサービス種類に対応しているからです。
ひと通りスケジュールから給与計算まで対応しているので、管理がとても楽になりました。

Care-wing(記録ソフト)に関しては大きく分けて５点あり、
1点目は「スピーディーにスケジュール作成が可能」
2点目は「簡単に予定と実績の管理が可能」
3点目は「記録用紙が不要となり、コスト削減に繋がった」
4点目は「サービス提供責任者が、ヘルパーの活動内容や報告をいち早く確認することが可能」
5点目は「記録ソフトとして機能が充実しており、他社ソフトと比べて費用が安かった」
以上5点が、選ばれたポイントになったと思います。

介舟ファミリー×Care-wing を使い始める時のご苦労・工夫されたことなど

若いサービス提供責任者が、説明せずともCare-wingを使いこなしてくれたため、導入時にそれほど苦労は無かったと思います。
お陰さまでスマートフォンの操作が苦手なヘルパーに対し、積極的にCare-wingの指導及びアドバイスを行ってくれたため、とても助かりました。
またご利用者様に対しても、お知らせのチラシを1枚写真入りで作成し予め告知したため、理解も良かったと思います。

強いて言うのであれば、全員がスマートフォンを持っていなかったので、6名分の端末をレンタルすることになった事です。
介舟ファミリーに関しても、やはり最初は請求ソフトの切替えに伴い、データ入力が少し大変だったところぐらいだと思います。

介舟ファミリー×Care-wing 導入前と導入後で変わった点

サービス提供責任者の事務作業時間は減りましたか？
＜導入前＞：3時間 → ＜導入後＞：10-15分
活動記録が上がったタイミングでしか作業ができなかったため、かなり月末の締め作業に時間が掛っていました。
また2週間に1回記録を回収していましたが上がってこないところに関しては、定時後電話でフォローも行っていたので、それも手間と時間が掛っていたと思います。
しかし今では毎日記録が上がってきますし、色で変更点も一目瞭然でわかるので、確認がしやすくなった上に作業時間が大幅に減りました。

1ヶ月分のシフト作成時間が減りましたか？
＜導入前＞：10日間 → ＜導入後＞：4.5日間（別作業や現場作業を行いながら）1日40-50ほどサービス件数がありスケジュールの変更が多く、1週間に1回はタブルチェックを行っておりました。
しかしそれでもミスはありました。
ですが今では、システムで簡単にスケジュールを組んでくれるため、ミスも無くなった上にシフトが出来上がるタイミングが早くなりました。
今までは遅かったため、確認しなければならない上に、月末の締め作業とも重なって本当に大変でした。

予定と実績の突合確認作業が減りましたか？
＜導入前＞：8時間 → ＜導入後＞：2時間
予定と実績の突合が異なると色でお知らせしてくれるので、とてもわかりやすいです。
お陰様でミスも無くなり安心しています。

実施記録の整理とファイリングに掛かる時間は減りましたか？
＜導入前＞：0.5日間 → ＜導入後＞：0日間
1ヶ月に1000枚近く実施記録を整理し、ファイリングを行っていました。
またペットボトル（500ml）縦1本分の厚さになるため置き場所にも困っており、年末になると段ボール5.6箱ある状態になってしまうので、年度の締め作業も大変でした。

特定事業所加算の指示を発生する時間は減りましたか？
＜導入前＞：1.5時間→＜導入後＞：10分位（一日当たり）
Excelで書式を作り文章に起してヘルパーへ指示を出していました。
電話でも指導していましたが、最終的に文書化しなければならなかったのでとても大変でした。
しかし今では、負担が無い上に的確に指示を出せるようになりました。

ヘルパーとの情報共有の時間は減りましたか？（指示書の受け渡しなど）
＜導入前＞：1回あたり１時間 → ＜導入後＞：援助時間のみ
事業所に来てもらってコピーを渡したり同行訪問を行っていました。
しかし事業所としてはやはり個人情報になるので、ヘルパーへ渡した指示書の保管方法を心配していました。
現在は端末で情報を共有することができるので、個人情報保護の面でもセキュリティがしっかりしているので、安心しています。
また常に情報が自由且つ素早く共有することができるので、助かっています。

転記時間は減りましたか？
＜導入前＞：1.5時間 → ＜導入後＞：15分位（一日当たり）
指示やヘルパーが電話で連絡してきたことをケアマネにFAXで相談する際に、その都度文書化するのがとても大変でした。
経過記録も文書化していたので、その残業時間も多かったと思います。
基本的には全て文書化し形に残さなければならなかったので、それもなくなり助かっています。

残業時間は減りましたか？（残業代も含め）
＜導入前＞：22時 → ＜導入後＞：17時
毎日21時、月末月初は22時まで残業していましたが、今では定時で上がれるようになりました。
本当にサービス提供責任者の業務が大変で体調不良や結婚を機に働くことが難しくなってしまい、辞めてしまう方もいました。
しかし今では残業が無くなったお陰で、若いサービス提供責任者も働けるような環境になりました。
システムを導入していなければ辞めていたと思います。
結婚してもお子さんがいても働き続ける事ができる環境になったので、紹介によるサービス提供責任者も増えました。
残業がある状態では人を募集することもできなかったので、本当に改善できて良かったです。

サービス提供責任者のサービス提供時間は増えましたか？
登録ヘルパーの数自体は増えていないため、サービス件数は増えていません。
事務作業も減ったので、サービスに出ている時間はかなり増えました。
しかも残業が無くなったお陰で「働き方改革」に繋がりました。

特定事業所加算を取得できましたか？
＜導入前＞：取得済み → ＜導入後＞取得済み
指示のやり取りを記録化していたので、二度手間三度手間と手間が掛っていました。
また保管もしっかりしなければならなかったのでとても大変でした。
アナログを電子化したことによって、大幅に手間が省けたので良かったです。

記録用紙代は減りましたか？
＜導入前＞：10万前後 → ＜導入後＞：0円　（10箱分1000枚／10ヶ月分）
活動記録がなくなったお陰でペーパーレス化が実現でき、大幅にコストを削減することができました。

実施記録回収の漏れは無くなりましたか？
＜導入前＞：3件 → ＜導入後＞：0件
月末最終週の記録の回収が遅くなっていたため、導入後はこの作業の手間も省けました。

訪問の抜け漏れがなくなりましたか？
＜導入前＞：3件 → ＜導入後＞：0件
元々トリプルチェックぐらいしていたので、差ほど訪問の抜け漏れは無かったです。
しかし変更があったスケジュールは連絡ミスなども発生していたため、たまに抜け漏れはありました。
今ではフォローしなくても訪問の抜け漏れはありません。
また間違って別ヘルパーに予定を割り当てたとしてもシステム上確認しやすいので、誰かしらミスに気づいてくれます。

ICT化（働きやすさ）によって採用は増えましたか？
働きやすくなったことで紹介により、全体的に若いサービス提供責任者が入ってくれるようになりました。
定着率もいいので安心しています。

サービス提供責任者やヘルパーの働きやすさに繋がりましたか？
サービス提供責任者は業務が改善されたことにより働きやすくなりましたし、ヘルパーへの指導もしやすくなりました。
そしてヘルパーは報告しやすくなったと思います。
また年配のヘルパーは操作方法を教えてほしいと若いサービス提供責任者へ色々聞いてくれるため、世代間ギャップが縮まったと思います。
便利な機能が追加される度に皆で情報を共有し合うので、自然とコミュニケーションも増え良い関係性を築くことができています。

効率化により捻出された時間を有効に使えていますか？
1回に入るサービス提供の時間が増え、サービスの質が向上しました。
また別の業務にも時間を当てられるようになったため、サービス担当者会議などにも参加できるようになりました。

現場から上がってくる情報量は増えましたか？
携帯端末の変換機能により介護過程の文書化が上手になったお陰で、サービスに入った事のないご利用者でも情報がしっかり共有されるようになりました。
利用者の情報が細かく上がってくるので、情報量が多い上に正確になったと思います。
また普段ヘルパーがどのように援助しているかが誰にでもわかるようになったので、引き継ぎもしやすくなりましたし1日の動きもわかるようになりました。
そして別のサービス提供責任者が休みで自分の担当するご利用者じゃなくても、情報を引き継いだ形で話を進める事ができるので良かったです。

実績を給与計算まで連携することで作業時間は減りましたか？
＜導入前＞：4日間 → ＜導入後＞：2日間
従来の請求ソフトは実績と給与が連動していなかったので、活動記録や訪問スケジュールをトリプルチェックしながら再度情報を入力していました。
それでもミスはありましたし手間と時間がかなり掛っていたと思います。
しかし今では正確に実績の情報を給与へと取り込むことができるため、作業時間が大幅に減りました。

実績を国保連請求・利用者請求まで連携することで作業時間は減りましたか？
訪問スケジュールや実績をまとめた上で、請求事務と情報を連携しながら請求書を作らなければいけませんでした。
また1つの請求ソフトで複数サービス種類を管理しているわけではないので、本当に大変でした。
今では直接インターネット伝送が使えるので、別途費用が掛らない上に簡単に行うことができるので、作業時間が大幅に減りました。

介舟ファミリー×Care-wing を使用した感想をお聞かせください

大幅に業務効率化し働きやすい環境になったお陰で、他の事業所では働くことができないぐらい導入効果を実感できました。
また自分がいなくても、別の者が業務を引き継げる状態となったため安心しています。
介舟ファミリー×Care-wing の連携も簡単にワンクリックで行うことができますし、どちらの会社もサポートセンターがあるので、わからない時は相談しやすく安心して利用することが出来ます。
更にクラウド型のソフトなので制度改正時の自動更新やデータのバックアップを取る必要もないので、とても楽になりました。
常に機能のバーションアップも行ってくれているので、リニューアルしていく姿が見える点もポイントが高いです。
要望事項にも応えてくれます。
実際のところ導入時に比べ、機能が充実してきています。

Care-wingに関しては若いサービス提供責任者を育てていくためのツールにもなりましたので、導入して本当に良かったと感じております。

介舟ファミリーは帳票がエクセルで出力されるため編集がしやすいです。
またサポートセンターは機能のこと以外にも、制度に関する質問事項にも応えてくれるのでとても助かります。
そして何よりソフトから「お知らせ」してくれる情報がとても有難いです。
ミーティングの資料などに活用しています。

◆「お知らせの内容」
① 介護報酬改定時の情報は、どこよりも早く情報を提供してくれる（直近ですと軽減税率など）。
② 介護報酬改正時に請求ソフトで行わなければならない操作部分も、資料を用いて親切に教えてくれる。
③ 介護保険サービス契約に関する重要事項説明書など、サンプル様式をダウンロードすることができる。
④ 厚生労働省の通達など現場では把握しきれない情報も、請求ソフトからわかりやすく教えてくれる。
⑤ 研修のご案内や研修に参加できなくても使った資料を展開してくれる。