「毎日の記録業務に追われて、利用者様と向き合う時間が取れない」「Excelでのシフト管理が煩雑で、転記ミスが頻発している」このような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
紙やExcelでの業務管理は、小規模事業所では馴染みやすく導入しやすいものの、情報共有の遅れや記録漏れ、二度手間といった課題が生じやすくなります。特に人材不足が深刻化する中、限られたスタッフで質の高いケアを提供し続けることは容易ではありません。
そこで注目されているのが「DX」です。デジタル技術を活用した業務改革により、記録時間の削減やスムーズな情報共有が実現し、限られた人員でも質の高いサービス提供が可能になります。つまりDXは、事業所の持続的な運営を支える重要な生き残りのための手段なのです。
本記事では、福祉・介護業界におけるDXの基礎知識から具体的な導入ステップ、成功事例などを現場目線で分かりやすく解説します。
福祉・介護業界におけるDXとは
DXとは、デジタル技術を活用して福祉・介護サービスの業務プロセスや提供方法そのものを変え、業務効率化・生産性向上を促す取り組みを指します。この取り組みはただパソコンやタブレットを導入するだけでなく、業務フロー全体を見直し、データを活用してより質の高いケアを実現することを目指します。
具体的には、記録～請求業務などのデジタル化、スタッフ間の情報共有の円滑化、利用者・家族とのコミュニケーションの改善などが含まれます。デジタル技術を通して、本来のケア業務に集中できる環境を整えることが福祉・介護業界におけるDXの大きな目的です。
以下のようにテクノロジーを現場で活用することでDX実現に近づきます。
引用：テクノロジー等を活用した介護現場における 生産性向上の重要性とその施策について｜厚生労働省
IT・ICT・DXの違いとは
| IT | パソコンやソフトウェアなどの情報技術そのもののこと。 |
| ICT | ITを活用して情報の伝達やコミュニケーションを円滑にする技術。 例）介護ソフト、インカムなど |
| DX | デジタル技術を活用して業務プロセスやサービスそのものを変革する取り組み。 |
DXを理解する上で、まずIT・ICT・DXの違いを押さえておきましょう。
IT(Information Technology)は、パソコンやソフトウェア、サーバーなどの情報技術そのものを指します。例えば、パソコンで記録を入力することがITの活用です。
ICT(Information and Communication Technology)は、ITを使って情報の伝達やコミュニケーションを円滑にする技術です。タブレットで記録した情報をクラウド上で他のスタッフと共有したり、インカムで連絡を取り合ったりすることがICTの活用にあたります。
DX(Digital Transformation)は、先述したようにデジタル技術を活用して業務プロセスやサービスそのものを根本から変革することです。単なるデジタル化ではなく、業務フローの見直しやデータ活用による質の向上まで含む包括的な取り組みを指します。
福祉・介護業界でDX化が進む背景
「福祉・介護業界はDXが進んでいない」という声も以前では多く聞かれていましたが、近年は約60％以上の事業所が介護ソフトを導入しているなど、DXに取り組む姿勢は急速に加速しています。背景には、いくつかの社会的要因があります。ここでは以下の2つの要因について詳しく見ていきましょう。
参考：ICT導入支援事業 令和3年度 導入効果報告取りまとめ｜厚生労働省
深刻化する人材不足
以前から指摘されているように、福祉・介護業界では人手不足が慢性化しています。少子高齢化のため、介護需要は大きく伸びており、今後も需要の拡大は収まらないでしょう。しかし、サービスを提供する人の数が圧倒的に足りていません。
厚生労働省の推計によると、介護業界において2040年度には介護職員が約280万人も必要となり、このままの水準を維持する場合約69万人の不足が見込まれています。このような状況下では、限られた人材で効率的に業務を回すための仕組みを整えなければ通常のサービス提供さえも難しくなってしまうでしょう。
引用：第８期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について｜厚生労働省
さらに独立行政法人福祉医療機構 経営サポートセンター リサーチグループの2023年の調査によると、障害福祉サービス事業所の約52%が「職員が不足している」と回答しており、特に居住系では夜勤、児童系では送迎に不足感が強いと感じている事業所も多くいます。
引用：2023 年度障害福祉サービス等の人材確保に関する調査について｜独立行政法人福祉医療機構 経営サポートセンター リサーチグループ
このように人材不足が深刻化しているため、DXを通じて限られた人数でも事業所を運営する努力が見られています。
国の政策による後押し
厚生労働省は2019年より各都道府県に設置されている地域医療介護総合基金を活用し、介護ソフトやタブレット端末の導入を支援するICT導入支援事業を実施しています。当初15都道府県・195事業所だった助成対象は、2020年には40都道府県・2,560事業所へと大幅に拡大し、2021年には全国に拡大されました。
こうした補助金の活用により、小規模事業所でも比較的少ない自己負担でICTツールを導入できるようになったことが、DX推進の大きな後押しとなっています。
また、介護報酬改定においても、ICTやテクノロジーの活用を前提とした加算や人員配置基準の緩和など、DX化を促進する制度設計が進められています。今後の介護報酬改定においても、ICT導入は加算対象につながる可能性が高まっています。
福祉・介護業界でDXを進める5つのメリット
DXの導入には、事業所にとって多くのメリットがあります。ここでは特に重要な5つのメリットについて詳しく解説します。
業務効率化を実現できる
デジタル技術の活用により、日々の業務効率が飛躍的に向上します。例えば従来の手書き記録から介護・福祉ソフトへ移行することで、現場で直接システムに入力できるようになり、転記作業が不要になります。その結果、記録作成時間を大幅に短縮することが可能です。
請求業務においても、記録データと連動したシステムを使用すれば、実績の集計や請求書作成が自動化されます。これにより、煩雑なチェック作業にかかる時間も大幅に削減されるでしょう。さらに、転記作業そのものがなくなることで、記録ミスや記録漏れといった人為的エラーが起きにくくなります。万が一ミスが発生した場合でも、介護ソフトの通知機能やアラート機能が即座に知らせてくれるため、迅速な対応が可能です。
このように、DXを推進することで、紙やExcel中心の業務管理と比較してスムーズに働くことができるでしょう。
個別支援計画表の書き方について詳しくは、下記コラムで詳しく説明しております。
情報共有をリアルタイムでできる
従来の紙やExcelでの管理では、情報共有に時間がかかり、申し送り漏れや認識のズレが発生しやすい状況でした。しかしDXを実現できれば、利用者の状態変化や支援内容をリアルタイムで全スタッフが確認できるようになり、素早く正確な対応を実施することが可能になります。特に従来の管理方法では漏れや認識が間違うことが比較的多い夜勤から日勤への申し送りや、複数拠点を持つ法人での情報連携では、さらに効果を発揮できるでしょう。
写真や動画での記録も可能になるため、言葉だけでは伝わりにくい状況も正確に共有できるというメリットもあります。
また、システム上での記録は履歴が残るため、「誰が」「いつ」「何を」記録したかが明確になり、責任の所在も明確化されます。
ケアの質を向上できる
DXにより日々介護・福祉ソフトなどに蓄積されたデジタルデータを活用することで、科学的な根拠に基づいたサービスの提供が可能になります。例えば利用者の状態変化をグラフやチャートで可視化することで、小さな変化にも早期に気づくことができ、適切なタイミングでの支援計画の見直しが行えるでしょう。
また、過去の記録を素早く検索・参照できるため、万が一の場合に参考情報として活用でき、より正確性の高い支援を可能にします。
そして、何より事務作業時間を大幅に削減できるため、従来は事務作業時間に充てていた時間を利用者との対話やレクリエーション、個別支援に充てることができ、結果的にケアの質を向上できるでしょう。
スタッフの定着率・採用率向上につながる
DXを実現できると、今までよりも残業時間を削減でき、スタッフの身体的・精神的負担を大きく軽減できます。特に記録業務のために持ち帰り仕事をしていたスタッフにとって、その場で入力が完結するタブレット記録は大きな負担軽減につながるでしょう。このように業務負担が少なく働きやすい環境が整うことで、スタッフの定着率向上に期待できます
実際に令和５年度に公益財団法人介護労働安定センターが実施した「介護労働実態調査」の中で、早期離職防止・定着促進のための方策について、その取り組みを実際に行っている事業所において「効果があった」とする項目をみると、「介護ロボット・ICT機器等の導入、業務改善等により業務負担の軽減を進めている」が約3割を占めていました。この結果からICTツールがスタッフの定着率向上を大きくサポートしていることがわかります。
引用：令和５年度「介護労働実態調査」結果の概要について｜公益財団法人介護労働安定センター
また同調査では「採用がうまくいっている理由（複数回答）」という問いにおいて、「介護ロボット・ＩＣＴ機器等の導入、業務改善等により業務負担の軽減を図っていること」も約1割超でした。このようにICTツールを導入することで、採用面でも有利になります。特に若い世代は、デジタルツールを活用した働き方に慣れており、ICTツールが豊富にある事業所の方が選ばれる可能性は高いといえるでしょう。
引用：令和５年度「介護労働実態調査」結果の概要について｜公益財団法人介護労働安定センター
コスト削減に役立つ
「DXはツールを導入するからコストがかかる…」という声が多く見受けられますが、むしろ紙での記録が不要になることで、紙代・印刷代・インク代が削減されるなどコスト削減につながります。また、紙の保管スペースが不要になり、事務所スペースの有効活用にも役立ちます。
ほかにも請求業務を効率化できるため、返戻（請求ミスによる差し戻し）の件数が減少し、再請求の手間や入金遅延も防げます。さらに、システムの自動チェック機能を利用することで、人的ミスによる損失も減少するでしょう。
このようにDX実現には初期投資は必要ですが、中長期的に見れば運営コストの削減につながるでしょう。補助金を活用すれば初期費用も大幅に抑えられます。
福祉・介護業界においてDXで成功した事例
実際にDXを実現し、成果を上げている事業所を紹介します。
大阪府貝塚市で生活介護事業を運営する株式会社スリーライク様は、介護ソフト「介舟ファミリー」の導入によりDX実現に成功されています。
介護ソフト導入前の課題
- 記録類や連絡帳の作成に多くの時間を要していた
- 事務処理に関する残業時間が多かった
- 利用者様と直接関わる時間が十分に確保できていなかった
介護ソフト導入後の効果
- タブレットで随時記録することで、サービス終了時には自動的に連絡帳やケース記録が完成するようになり、記録業務の時間が大幅に削減
- 残業時間の削減に成功した
- 利用者様と関わる時間が増え、より良質な支援の提供につながった
同社の代表取締役 三好様からは「残業時間を削減でき、良質な支援の提供に繋がりました」との評価をいただいています。このように介護ソフトを導入したことで業務効率化だけでなく本来注力すべきであったケア業務の質を大幅に高めることができ、DX実現に成功しています。
失敗しないDXの進め方【5ステップ】
DXを成功させるには、計画的かつ段階的なアプローチが重要です。ここでは、実践的な5つのステップを詳しく解説します。
ステップ1：現状の課題を洗い出す
DXを実現する最初の一歩は、現場が抱える課題を正確に把握することです。まず、スタッフ全員に対して業務上の困りごとをヒアリングしましょう。「記録に時間がかかる」「情報共有が遅い」「月末の請求作業が大変」など、具体的な声を集めます。
次に、業務フロー図を作成し、どの工程に時間がかかっているか、どこで二度手間が発生しているかを可視化します。例えば「手書き記録→パソコン入力→請求データ作成」という流れがあれば、転記作業が2回発生していることが分かります。課題が明確になったら、優先順位をつけましょう。緊急度と重要度のマトリクスを使い、「すぐに改善すべき課題」を特定します。
ステップ2：目標を設定し、導入範囲を決める
課題が整理できたら、具体的な目標を設定します。「記録時間を30%削減」「月末の請求業務を2日から半日に短縮」など、数値目標があると効果測定がしやすくなります。ただし、達成可能な範囲で設定することが重要です。
導入範囲は「記録業務から始める」など、小さく始めるのがおすすめです。いきなり全業務をデジタル化すると、スタッフの混乱や抵抗が大きくなります。まずは日々使用頻度の高い記録業務でスタッフに慣れてもらい、成功体験を積んだ後に請求業務やシフト管理へと広げていくと定着しやすいです。スケジュールも無理のない期間を設定し、準備期間を十分に確保しましょう。
ステップ3：ツールを選定する
後述しますが、ツール選定では複数社のシステムを比較検討することが重要です。検討する際は導入後の失敗・後悔をできるだけなくすためにカタログやウェブサイトの情報だけでなく、必ずトライアルやデモを活用して、実際の操作感を確認しましょう。
可能であれば、現場スタッフにも試してもらい、「本当に使いやすいか」「現場のニーズに合っているか」を検証します。また、既に導入している事業所があれば、見学させてもらったり、率直な意見を聞いたりすることも有効です。価格だけでなく、サポート体制や将来的な拡張性も含めて総合的に判断することが、失敗を防ぐポイントです。
ステップ4：導入に向けた準備・体制を整えておく
導入するツール・システムが決まったら、次に導入に向けた準備や研修を段階的に実施しましょう。
ただし、事業所全体の研修に入る前に、PCやデジタル機器に不慣れなスタッフへの配慮を忘れてはいけません。福祉現場では、ITに抵抗感を持つ年齢層のスタッフも一定数おり、新システムの導入をきっかけに退職を選ぶケースも少なくありません。また、若手スタッフが年配スタッフに操作を教える立場になることで、職場内の人間関係に配慮が必要になる場合もあります。
こうした課題を防ぐためにも、段階的かつ丁寧な研修を実施する必要があります。まずはICT推進担当者やリーダー層を対象に詳しい研修を行い、次に全スタッフ向けに今回の導入目的をはじめとする、分かりやすい基礎研修を実施します。ここで「なぜICTツールを導入するのか」「どういうメリットがあるのか」ということを丁寧に説明しましょう。これにより抵抗感をできるだけなくし、スムーズな導入・運用が可能になります。さらに実際の運用が始まった後も、定期的にフォローアップ研修を開催しましょう。
この受け入れ態勢の準備において重要なのは、ITに不慣れなスタッフには個別サポートを行い、「分からないことを気軽に聞ける雰囲気」を作ることです。世代や経験に関係なく、誰もが安心して新しいシステムを使えるように心理的安全性を確保できると導入が円滑に進みます。
ステップ5：運用を開始する・PDCAサイクルを回す
「ツールを導入＝DX」とよく誤解されやすいですが、これだけでは本当のDXとは言えません。ツールはあくまでも手段であり、最大の目的である業務・経営課題を解決してこそ本来のDXが実現したといえます。そこでツールを導入した後は定期的に振り返りの場を設けましょう。月1回程度、スタッフから「使いにくい点」「改善してほしい点」を集め、それらの課題を解決できるように設定変更やマニュアル修正を行います。
また、ステップ2で目標としていた数値（記録時間の削減など）が達成できているか測定し、未達であればなぜ達成できていないかを考え、達成に向けて改善施策の立案、実施を繰り返しましょう。こうした小さな改善を積み重ねることで、システムが現場に定着し、DXの効果が最大化されます。
DXツールの選び方
近年の技術の発達により市場には数多くのICTツールがありますが、その中でも自事業所に最適なツールを選ぶためのポイントを解説します。
操作性や使いやすいか
「DXを目指していたけど、ツールをうまく使えなくて挫折した」こういった声を多く耳にします。そのため導入を検討しているツールは、ITに不慣れなスタッフでも直感的に使えるかどうかをしっかり確認しましょう。画面がシンプルで、ボタンの配置が分かりやすく、迷わず入力できるインターフェースがおすすめです。
また、タブレットやスマートフォンでの操作に対応しているかも重要です。移動中や利用者のそばで記録できることがICTツールの大きなメリットですので、モバイル対応は必須条件と考えましょう。
操作感を知るためのデモやトライアルでは、実際の業務を想定した操作を試し、「記録を入力して保存するまで何回タップが必要か」「過去の記録を探すのに何ステップ必要か」など、具体的に確認しておくと導入時に困りません。
必要な機能が揃っているか
基本的には、記録～請求機能、情報共有機能が一体となったシステムが望ましいです。記録と請求が別々のシステムだと、結局転記作業が発生してしまいます。そうならないように記録と請求が連動しているシステムを選定しましょう。また、シフト管理機能や家族連絡機能など、自事業所で必要な機能が含まれているかも確認しましょう。
ただし、「機能が多ければ良い」というわけではありません。使わない機能が多すぎると、かえって操作が複雑になり、コストも高くなります。自事業所の業務フローを整理し、「本当に必要な機能」を見極めた上で選定することが重要です。
導入コストや運用コストが高すぎないか
ICTツールにかかる費用は、初期費用と月額費用の両方を考慮する必要があります。初期費用には、システム導入費用、タブレットなどのハードウェア購入費、初期設定費用、研修費用などが含まれます。小規模事業所の場合、初期費用だけで数十万円するケースもあります。
さらに初期費用に加えて月額費用も掛かります。利用者数やスタッフ数によって変動するのが一般的で、月1万〜5万円程度が相場です。さらにインターネットをつなげるための工事費や電気代も考慮しなければなりません。
コストパフォーマンスが高くなるように、コストと機能の両方をバランスよくみる必要があります。担当者に不明な点があれば都度相談しておきましょう。
サポート体制が十分か
導入時だけでなく、運用後のサポート体制も重要な選定ポイントです。まず導入時には、初期設定の支援、データ移行の支援、操作研修の実施など、手厚いサポートがあると安心です。特にデータ移行は専門的な作業になるため、ベンダーのサポートが不可欠です。
導入後には電話やチャットでの問い合わせ対応が充実しているかを確認しましょう。「平日9時〜18時のみ」では、夜勤帯や休日のトラブルに対応できません。また、トラブル時の対応速度も重要で、「問い合わせから何時間以内に返答があるか」を事前に確認しておきましょう。
セキュリティ対策が万全か
福祉・介護事業所は利用者の個人情報を大量に扱うため、セキュリティ対策が厳重に施されているか入念に確認しておきましょう。データの暗号化、アクセス権限管理、不正アクセス防止などの基本的な対策が備わっているかをチェックします。
データバックアップ体制も重要です。クラウド型システムであれば、自動的に複数の場所にバックアップされることが多く、災害時にもデータが守られるためおすすめです。
拡張性が高いか
現在のニーズだけでなく、将来的な事業拡大も見据えてシステムを選びましょう。例えば、現在は1事業所のみでも、将来的に事業所を増やす計画がある場合、複数事業所管理に対応したシステムが必要です。また、現在は生活介護のみでも、将来的に就労支援事業を追加する可能性があれば、複数サービス種別に対応できるシステムが望ましいです。
福祉・介護のDXに関するよくある質問
DX実現に向けた取り組みを進める際によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
Q1：ITに詳しくないスタッフでも使えますか？
多くのICTツールは、ITに不慣れなスタッフでも使えるよう設計されています。タッチパネルで直感的に操作できるインターフェースや、選択肢から選ぶだけで記録できる機能など、専門知識がなくても使える工夫がされています。
実際に60代・70代のスタッフも問題なく使いこなしているケースが多くあります。最初は時間がかかっても、1〜2か月使えば慣れてくるため、焦らず段階的に習得していくことが大切です。また、導入前・導入後の丁寧な研修があるとさらに使い慣れるまでの期間を短縮できるため、必ず実施しましょう。
Q2： 導入にどのくらいの期間が必要ですか？
一般的に準備期間2〜3か月、移行期間1か月、完全に定着するのに3か月かかるため半年～1年を見ておくとよいでしょう。 スタッフの負担や混乱を考えると、余裕を持ったスケジュールが望ましいです。特に年度末・年度初めや法改正時期は避け、比較的落ち着いた時期に導入することをおすすめします。
Q3：既存の業務フローを大きく変える必要がありますか？
基本的には、既存の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズできるため、大きな変更は必要ありません。ただし、一部の非効率な業務フローは見直しの機会と捉え、このツール導入時を契機に改善することも有効です。スタッフの意見を聞きながら、現場に合った方法で導入を進めていきましょう。
Q4: 小規模事業所でも導入できますか？
もちろん可能です。むしろ小規模事業所の方が、スタッフ数が少ない分、全員への研修や情報共有がしやすく、スムーズに導入できるケースが多くあります。また、小規模事業所向けの低価格プランを用意しているベンダーも増えています。
Q5：障害福祉・介護どちらのサービスでも使いたいですが、可能ですか？
はい、可能です。近年では、障害福祉サービスと介護保険サービスの両方に対応した統合型システムが増えています。特に共生型サービスを提供している事業所や、複数の事業種別を運営する法人にとって、一つのシステムで管理できることは大きなメリットです。
介舟ファミリーも障害福祉・介護どちらにも対応しており、実際に両サービスを提供している事業所も多くあります。対応サービスについてはこちらをご覧ください。また両サービスに介舟ファミリーを活用している導入事例もありますので、ぜひご覧ください。
福祉・介護ソフトなら介舟ファミリーがおすすめ！
福祉・介護ソフトをお探しであれば、イマ話題の介護・福祉ソフト「介舟ファミリー」がおすすめです。販売実績30年以上、導入事業所数17,000以上、継続率95％と、多くの事業所に長く愛され続けています。
なぜここまで介舟ファミリーがおすすめなのか、その理由を紹介します。
とにかくシンプルで使いやすい
介舟ファミリーは、シンプルさにこだわった設計が特徴的で、パソコンが苦手な方や、新しい操作を覚えることに抵抗がある方でも、直感的に使えるよう工夫されています。そのため「画面が見やすい」「操作が分かりやすい」という声を多くいただきます。業務に必要な機能を備えながら、シンプルで分かり易い画面構成となっています。
コストパフォーマンスが高い
介舟ファミリーは、「コストを抑えたいけれど、必要な機能はしっかり押さえたい」というニーズにお応えします。
料金プランは業界内でも手に取りやすい価格設定で、必要最低限の機能に絞り込んでいるため、無駄なコストをかけずに十分なパフォーマンスを発揮します。さらに、クラウド型ソフトならではのメリットとして、サーバー設置などの初期費用や運用コストも大幅に削減できるため、中小規模の事業所でも安心して導入いただけます。
料金プランは、標準パックと簡易パックの2種類をご用意しています。事業所の規模や運用スタイルに合わせて、最適なプランをお選びいただけます。詳しくはこちらをご覧ください。
充実したサポート体制で安心
介舟ファミリーを導入いただいた事業所の方からは、「丁寧なサポートで安心して導入できた」「困ったときに頼りになる」といった声を多数いただいているなど、充実したサポート体制が大きな強みです。
導入時には、既存ソフトからのデータ移行から初回請求業務まで、遠隔・訪問を問わず徹底的にサポート。特に初めての請求では、データ作成から送信まで担当者が一緒に確認するため、安心です。導入後も、遠隔操作による密着サポートや、定期的なオリジナルセミナーでの情報提供など、継続的なフォロー体制が整っています。
福祉・介護ソフトの導入に不安を感じている方でも、スムーズにご利用いただける環境が整っていますので、ぜひ無料トライアルもお試しください。
今こそ福祉・介護のDXを進めて働きやすい事業所へ！
本記事で解説したように、DXの本質は「デジタル技術を活用して、スタッフが利用者支援に集中できる環境を作ること」です。記録時間の削減、情報共有の円滑化、請求業務の効率化など、日々の業務改善を通じて、スタッフの負担軽減から本来の業務であるケア業務に集中することができます。
DX実現に向けて取り組む際は、いきなり完璧を目指さず、小さく始めて段階的に広げることを目指しましょう。記録業務のデジタル化など、優先度の高い業務から進めていくと効果的です。また、現場スタッフの声を聞きながら進めることで、抵抗感を減らし、スムーズな導入につながります。まずは現状の課題を洗い出すことから始め、自事業所に合ったツールを選定しましょう。
「うちのような小さな事業所には無理」と諦めず、まずは第一歩を踏み出してみませんか？多くの事業所が、導入後に「もっと早く始めればよかった」と実感しています。スタッフが笑顔で働き、利用者がより良いサービスを受けられる未来のために、今こそDX実現に取り組む時です。ぜひ、この機会に本格的に取り組んでみましょう。
