福祉サービスの現場では、利用者一人ひとりに適切な支援を提供するためにアセスメントが欠かせません。しかし、多くの事業所では「アセスメントに時間がかかりすぎる」「スタッフによって記録の質にばらつきがある」「書類作成に追われて利用者と向き合う時間が減っている」といった課題を抱えています。適切なアセスメントは質の高いケアにつながる一方で、そこに時間をかけすぎると業務負担増の原因ともなってしまいます。
本記事では、改めて福祉アセスメントの基本を振り返りつつ、質を高くしたままでもアセスメントを効率化できる方法を詳しく解説します。
後述しますが使いやすいアセスメントシートを標準化することで、効率化に役立ちます。こちらからアセスメントシートをダウンロードできるのでぜひご活用ください。
福祉におけるアセスメントとは
福祉におけるアセスメントとは、利用者の心身の状態、生活環境、ニーズ、課題などを総合的に把握・分析するために行われる重要なプロセスです。
計画相談支援など各分野で求められるアセスメントの視点や様式は異なりますが、利用者中心の支援を提供するために多くのサービスで実施されています。
アセスメントの目的
アセスメントを実施する目的は、利用者のニーズを正確に把握し、どのようなサービスが本当に必要なのかを見定めることです。利用者本人の表面的な要望だけでなく、その背景にある生活課題や本人の価値観、環境要因などをアセスメントを通じて理解することで、利用者に適した支援計画を立案し、提供することができます。これにより利用者は自身の状況に最適なサービスを受けることができるのです。
福祉アセスメントのこれまで
障害者福祉制度は2003年の「支援費制度」導入により従来の「措置制度」から転換し、利用者の自己決定が重視されるようになりました。措置制度では行政がアセスメントを行い、サービスの利用先や内容などを決めていましたが、支援費制度では相談支援のもと、障害のある方の自己決定に基づきサービスを利用できるようになりました。
アセスメントの実際の流れ
アセスメントは以下のようなステップで実施されています。それぞれ見てみましょう。
STEP1：事前準備を入念に行う
アセスメントの質は、事前準備によって大きく左右されます。まず利用者本人や家族に連絡を取り、面談日時を調整します。この際、アセスメントの目的や所要時間（1〜2時間程度）、当日用意していただきたい書類などを明確に伝えましょう。
面談前には、相談支援事業所や医療機関、学校などから、基本情報や障害の状況、生活歴、現在の支援状況などを可能な範囲で入手しておきます。事前情報を整理しておくことで、当日は本人の生の声や観察でしか得られない面談に集中できます。また、使用するアセスメントシートや筆記用具、名刺なども準備しておくとスムーズに面談ができるでしょう。
STEP2：面談を実施する
面談当日は、利用者の負担を考慮し、1時間から長くても2時間以内を目安に実施します。訪問の場合は、自宅周辺の環境や玄関までの道のり、段差の有無なども観察し、生活環境の情報を収集します。面談では、まず自己紹介と目的を丁寧に説明し、利用者と家族の緊張をほぐすことから始めます。
聞き取りでは、日常生活での困りごとや心配事、希望する生活、目指したいことなどをじっくり聞きます。リラックスした雰囲気を作り、本音を引き出す工夫が大切です。
- 利用者のできること・できないこと
- 生活全般の状況
- 希望する生活を実現するための課題
などを確認しましょう。
面談の最後には、収集した情報を簡潔にまとめて伝え、今後の方向性について本人・家族の了承を得ておきます。
STEP3：個別支援計画を作成する
面談で得た情報をもとに、利用者のニーズと課題を整理し、個別支援計画の原案を作成します。本人の意向を最優先に、障害の特性、生活状況、家族の状況、利用可能な福祉制度などを勘案しながら原案の作成に取り組みましょう。
原案作成後は、サービス担当者会議を開催し、支援に直接携わる担当者等と意見交換を行います。会議での意見も踏まえて最終的な個別支援計画を完成させ、本人および家族に内容を説明します。疑問点や修正希望があれば調整し、文書で同意を得てから交付します。
サービス開始後は定期的にモニタリングを実施し、計画通りに支援が行われているか、新たな課題は生じていないかを確認します。多くのサービスでは6ヶ月に1回以上の見直しが必要です。モニタリングをしっかり定期的に実施しPDCAサイクルを回すことで常に適切なサービスを提供できます。
質の高いアセスメントを行うためのポイント
アセスメントの質を高めるには以下のようなポイントを意識して行うと、今後のケアプラン作成時にも効果的です。
客観的な情報を収集する
質の高いアセスメントを行うには、複数の手法を組み合わせて客観的な情報を収集することが重要です。利用者本人や家族へのインタビュー（構造的・非構造的）に加え、日常生活場面での行動観察、既存の記録や資料の分析、標準化された評価尺度の使用、住環境や地域の福祉制度などの環境アセスメントを実施しましょう。
特に、言語によるコミュニケーションが難しい方や、環境による制約がある方の場合、観察や環境評価は重要な情報源となります。例えば「移動は難しい」で終わらせるのではなく「杖を使用して約50メートル歩行可能、段差5センチで転倒リスクあり」、「記憶の障害がある」ではなく「短期記憶の低下があり、日常的にメモを活用して対応している」というように、具体的な事実や数値、本人の工夫に基づいた情報を記録します。
こうした多角的で客観的なデータがあることで、支援の方向性が明確になり、利用者の状況に適した支援計画を立案することができます。
利用者の強みを理解する
アセスメント時、利用者の課題をヒアリングすることはもちろんですが、よく見落とされがちな本人が持つ能力や得意なこと、これまでの経験や希望・価値観などの「強み（ストレングス）」を把握することは特に意識して収集できるようにしましょう。
強みには以下のような種類があります。
- 個人的な強み（身体的・認知的能力や性格・特性など）
- 経験・スキルに関する強み（趣味や経験などで培った技術など）
- 関係性の強み（対人関係や地域とのつながりなど）
- 希望・価値観などの強み（前向きな姿勢や大切にしている価値観など）
こうした利用者の強みに着目することで、利用者自身の力を活かした支援計画を立てることができ、本人の自己効力感や意欲を高められます。また、強みをもとにした支援計画は、利用者が主体的に課題解決に取り組む姿勢を育み、より効果的で持続可能な支援にもつながります。
このように利用者の課題だけでなく強みを理解することは、利用者中心の支援を実践する上で欠かせない視点なのです。
利用者・家族が話やすい雰囲気をつくる
面談は情報収集の場であると同時に、信頼関係を構築する大切な機会です。まず、利用者のペースに合わせた進行を心がけ、焦らずじっくり聞く姿勢で臨みましょう。相づちやアイコンタクト、適度な距離感などがあると話やすい雰囲気を作ることができます。
また質問の仕方も工夫が必要で、「はい・いいえ」で答えられる質問と、「どのようにお感じですか」といった自由に語ってもらう質問をバランスよく使い分けると深堀りした情報を収集できます。
さらに否定的な言葉は避け、「〜できませんね」ではなく「〜するには、どんな工夫があるとよいでしょうか」と前向きな表現を使うと利用者・家族もポジティブな心象で心を開きやすくなるでしょう。
アセスメントシートとは
アセスメントシートとは、利用者の情報を収集・整理・記録するための書類です。様式は特に決まっていないですが厚生労働省が示すガイドラインに沿った標準的な様式から、事業所独自に開発したものまで、さまざまな種類があります。自事業所に合ったアセスメントシートを作成・活用することで効果的なアセスメントが可能になります。
下記は介舟ファミリーが提供しているアセスメントシート（フェースシートとも呼ばれます）です。使い勝手が良いのでぜひダウンロードしてみてください。
アセスメントシートの記入項目
アセスメントシートに必要な項目としては「基本情報に関する項目」と「課題に関する項目」があります。それぞれ見ていきましょう。
基本情報に関する項目
基本情報に関する項目では、以下の項目があります。
- 氏名、性別、住所、電話番号などの基本情報
- 現在の生活状況および生活歴等
- 介護保険などの被保険者情報
- 利用サービスの状況
- 障害を持つ高齢者の日常生活自立度
- 認知症のある高齢者の場合、日常生活自立度
- 主訴（利用者様自身やご家族の希望、要望など）
- 認定情報
- 課題分析（アセスメント）の理由
これらの項目でも特に「生活状況」や「サービス利用状況」「主訴」については重点的に記載しましょう。
生活状況
利用者のこれまでの生活歴や現在の生活環境を記載します。就労歴や学歴、家族構成、日頃の過ごし方、趣味・関心事など、生活に関する情報をできる限り時系列に沿って記録します。日常の些細な情報が支援に役立つことがあるため、知り得た情報は漏らさず記載することが大切です。
サービス利用状況
現在利用しているすべてのサービスを記載します。福祉サービスだけでなく、医療機関の受診状況、インフォーマルな支援(近隣住民や友人からの支援など)も含めて把握します。サービスの組み合わせを見直すことで支援全体の質を向上させることができるため、一時的なものも含めて漏れなく記録しましょう。
主訴
利用者本人や家族が特に訴えている希望や要望を記載します。「誰の主訴なのか」を明確にすることが重要です。同じような内容でも、本人の希望なのか家族の希望なのかによって必要な支援が変わる可能性があります。細かなニュアンスまで正確に記録するため、聞き取った言葉をできるだけそのまま記載しましょう。
課題分析に関する項目
課題分析に関する項目は以下の通りです。
- 健康状態
- ADL（日常生活動作）
- IADL（手段的日常生活動作）
- 認知
- コミュニケーション能力
- 社会との関わり
- 排尿・排便
- じょく瘡・皮膚の問題
- 口腔衛生
- 食事摂取
- 問題行動
- 介護力
- 居住環境
- 特別な状況（介護者による虐待や終末期ケアに関する状況など）
中でも「ADL」や「IADL」「認知」「コミュニケーション能力」は重点的に記載しましょう。
ADL(日常生活動作)
寝返り、起き上がり、移動、食事、更衣、入浴、排泄などの基本的な日常生活動作の状況を評価します。「自立」「一部介助」「全介助」といった区分だけでなく、「杖を使用すれば50メートル歩行可能」「手すりがあれば階段昇降できる」など、具体的な状況を記載することで、より正確な情報伝達ができます。
IADL(手段的日常生活動作)
ADLより複雑な動作である、電話の使用、買い物、食事の準備、家事、洗濯、移動手段の利用、服薬管理、金銭管理などの能力を評価します。家族の役割分担でもともと行っていない動作がある場合は、その旨を備考欄に記載します。
認知
記憶力、判断力、見当識(日時・場所・人物の認識)などの認知機能の状態を評価します。日常生活における意思決定能力や、物忘れの頻度・程度についても具体的に記録します。
コミュニケーション能力
意思伝達の能力、視力、聴力、言語理解、表情や身振り手振りでの表現などを評価します。「名前を呼ぶと反応するか」「『はい』『いいえ』で意思表示できるか」「発語は明瞭か」といった具体的な観点から客観的に評価しましょう。
これらの項目を総合的に把握することで、利用者の全体像が明確になり、適切な支援計画の立案につながります。
アセスメントシート記入時のポイント
アセスメントシートは、記入方法が不適切だと、情報が正しく伝わらず、支援の質の低下や監査時の指摘につながる可能性があります。質の高い記録を効率的に作成するには、具体性・客観性・簡潔性のバランスが重要です。ここでは、現場でよく見られる記入ミスを防ぎ、監査にも対応できる記録のポイントを解説します。
具体的で分かりやすい情報を記入する
先述したようにアセスメントでは客観性が重要です。そのためアセスメントシートを記入する際は、第三者が読んでも利用者の状況をイメージできるように心掛けましょう。
- 少し歩ける→×
T字杖使用で屋内約30メートル歩行可能。5分程度で疲労感あり。段差(5cm以上)では見守りが必要。左膝に痛みがあり、歩行時に左足を引きずる様子が見られる。
- 食事は普通にできる→×
自力で箸を使用し全量摂取可能。咀嚼・嚥下に問題なし。食事時間は約30分。ただし、右手の震えがあるため、汁物はスプーンを使用。むせ込みは観察されず。水分摂取は1日約1,200ml。
- 会話はできる→×
日常会話は問題なく成立。やや聞き取りにくい発音だが、ゆっくり話せば理解可能。聴力は左耳が中等度難聴(補聴器未使用)。自分からの発信は少ないが、質問には適切に応答できる。
このように数値化できるものは積極的に数値で表現し、「時々」「よく」などの頻度表現は「週に2〜3回」と具体化します。固有名詞や専門用語を使う場合は、誰もが理解できる表現かを確認しましょう。
必ず科学的根拠を参考にする
アセスメント記録には、すべての記述に必ず根拠が求められます。根拠のない記述はケアプランの妥当性を表しにくいため、必ず科学的根拠に沿った記述を行いましょう。例えば「認知症がある」と書く場合は、「主治医診断書に記載あり」など、判断の根拠を併記します。「転倒リスクが高い」という評価には、「過去6ヶ月で3回転倒歴あり」「バランステストで支持なしで5秒保持できず」などの客観的事実を添えると良いでしょう。
アセスメントのよくある課題
ここでは、アセスメントを行う現場でよく発生する課題を紹介します。
記録作成に時間がかかりすぎる
記録の作成に想定以上の時間がかかり、本来の支援業務を圧迫している事業所は少なくありません。原因としては、面談で収集した情報を整理せずに記入しようとすることや、文章表現に迷って何度も書き直すこと、完璧を求めすぎて細部にこだわりすぎることなどが挙げられます。
また、紙やExcelでアセスメントの記録を行っている場合、一度記入ミスをしてしまうと修正に時間がかかったり、転記することでさらに時間がかかったりしてしまいます。
スタッフによって質にばらつきがある
同じ事業所内でも、担当者によってアセスメントの質に大きな差が生じることがあります。経験豊富なスタッフであれば的確に情報を収集し、課題を見抜けますが、新人や経験の浅いスタッフは重要な情報を見落としたり、表面的な聞き取りに留まったりしてしまうケースもあります。
また、記録の書き方も人によって異なり、具体的で分かりやすい記録を書く人もいれば、抽象的で読み手に伝わりにくい記録になる人もいるでしょう。このばらつきは、提供するサービスの質にもつながり、利用者満足度の低下を招く恐れもあります。
情報収集が不十分でケアプランに活かせない
アセスメントは実施したものの、収集した情報が浅く、ケアプラン作成に十分活用できないという課題もよく見られます。チェック項目を埋めることだけに集中し、利用者の本当のニーズや背景にある生活課題を掘り下げられていないケースが典型例です。
例えば身体状況の聴取に偏り、本人の意向や価値観、生活歴、社会とのつながりといった心理社会的側面の情報が不足していると利用者が本当に必要なサービスを提供できません。結果として、画一的なサービス提供になり、利用者に適したサービスを提供できないため、利用者満足度は下がってしまうでしょう。
再アセスメントの実施漏れが発生する
初回アセスメントを実施しても、定期的な再アセスメントが漏れてしまう事業所は少なくありません。日々の業務に追われ、ケアプラン更新時期を見逃したり、利用者の状態変化に気づいても再アセスメントを後回しにしたりするケースによりこうした実施漏れが発生してしまいます。
実施漏れが起きてしまうと、利用者の状態変化に対応できず、不適切な支援が続くリスクを生みます。さらに、監査で指摘されれば、事業所の信頼性にも影響します。
多職種間で情報が共有されない
アセスメント情報が担当者個人に留まり、チーム全体で共有されていないという課題も多くみられます。紙ベースの記録を一人が保管していて他のスタッフが見られない、共有システムがあっても入力が遅れて情報が更新されていない、サービス担当者会議が形骸化していて実質的な情報交換ができていないなど、さまざまな要因があります。
こうした情報共有を怠っていると、チームケアの連携不足を招き、各職種がバラバラの方向で支援してしまい一貫性のないサービスとなってしまいます。結果的に利用者満足度の低下から、事業所の売上にも影響する可能性も高まってしまうでしょう。
アセスメントの課題を解決する方法
ここでは、上記のよくある課題を解決し、効率的かつ効果的なアセスメントを実施できる方法を紹介します。
アセスメントシートを標準化する
まずはアセスメントシートを標準化しましょう。バラバラのアセスメントシートを使っていると担当者によってアセスメントの質がばらついてしまいます。そこで事業所独自のアセスメントシートを整備することで、質を一定基準に保つことができます。
標準化したいアセスメントシートには必須項目を明確にしたチェックリスト形式のシートや、よく使う文例集を準備しておくことで、記入時の迷いを減らせます。
定期的にアセスメントシートを見直し、現場の声を反映させながら改善することで、さらにアセスメント業務の効率化や質の向上に役立つシートとして活用が期待されます。
介護・福祉ソフトを導入する
介護・福祉ソフトを導入することで、記録業務やチームへの共有などを大幅に効率化できます。さらに上記の課題をすべて解決し、質の高いアセスメントを実施できるでしょう。
- 定型文の活用や入力補助機能により記録時間を大幅に短縮できる
- 必要な項目が標準搭載されているため、経験の浅いスタッフでも漏れなく情報収集できる
- 個別支援計画の更新時期を自動的に通知する機能や、実施予定を一覧で確認できる
- アセスメント情報をチーム全体で即座に共有できる
実際に17,000以上の事業所に導入されている介護・福祉ソフト「介舟ファミリー」を導入したことで「業務効率が向上した！」という声も多くいただいています。
このように業務効率化により生まれた時間を利用者のケアに充てることで、きめ細かなサービスを提供することができるためサービスの質そのものを高められます。結果的に利用者満足度や事業所の評価も上昇するでしょう。
ぜひこの機会に介護・福祉ソフトを導入してみてはいかがでしょうか。
アセスメントの質を高めつつ効率化も実現する
福祉サービスにおけるアセスメントは、利用者の生活の質を左右する重要なプロセスです。質の高いアセスメントを実施するには、客観的な情報収集と、利用者との信頼関係の構築が欠かせません。
一方で、記録作成に時間がかかりすぎたり、スタッフによる質のばらつきが生じたりといった課題も多く見られます。こうした課題を解決するには、アセスメントシートの標準化やICTツールの活用が効果的です。記録業務の効率化により生まれた時間を、利用者との対話や観察により多く充てることで、さらに質の高いアセスメントが実現できるでしょう。
アセスメントの質と効率化は適切なツールと仕組みを整えることで実現できます。この機会に、より良い支援の実現を目指してみてはいかがでしょうか。
