介護・福祉の現場では契約書や重要事項説明書、介護計画書など、利用者や家族から署名・捺印をいただく書類が数多く存在します。しかしこれらの書類を紙で作成し、説明・同意・保管までを行う一連の業務は、職員にとって大きな時間的負担となっていました。
こうした課題を受け、令和3年度の介護報酬改定では、契約書類の電子化と捺印の原則不要化が認められました。これにより、電子署名を活用した書類手続きが可能となり、課題であった職員の負担を軽くすることができます。
そこで本記事では、電子署名の基礎知識からメリット、導入ステップまでをわかりやすく解説します。書類業務の効率化・ペーパーレス化を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
介護・福祉の現場における電子署名とは？
電子署名とは、紙の書類に署名・捺印する行為をデジタル上で行う仕組みです。スマートフォンやタブレットの画面に直接手書きで署名する方法や、PDFファイルにデジタル印を押す方法など、複数の形式があります。「電子サイン」「電子契約」と呼ばれることもありますが、それぞれ意味や法的効力が異なるため、正しく理解しておきましょう。
介護・福祉の現場においては、利用者・家族との契約締結や計画書への同意取得など、さまざまな場面での活用が想定されます。電子署名をうまく活用することで、書類業務の大幅な効率化につながるなど職員の業務負担軽減に役立ちます。
電子署名・電子サイン・電子契約の違い
「電子署名」「電子サイン」「電子契約」は混同されがちですが、それぞれ意味が異なります。
電子署名は、電子署名法に基づく厳格な本人確認と改ざん防止機能を持つもので、法的効力が高いとされています。一方で電子サインは、タブレット画面への手書き署名やチェックボックスへの同意など、より広い意味で使われる言葉です。法的拘束力は電子署名より弱い場合がありますが、介護の契約書類においては電子サインで対応できるケースも多くあります。また、電子契約は、これらの手段を用いてオンライン上で契約を締結する行為全体を指します。
電子署名が注目される背景
介護・福祉業界では以前から、書類業務の多さが現場職員の大きな負担となっていました。利用者へのサービス提供に必要な契約書・計画書・同意書などは種類が多く、それぞれに署名・捺印を取得し、控えの交付や原本の保管まで行う必要がありました。人手不足が深刻な介護現場において、こうした事務作業に割かれる時間はケアの質にも影響を与えてきたのです。
国はこうした状況を課題として認識し、現場の業務負担軽減に向けた検討を重ねており、ペーパーレス化や脱ハンコ、記録ソフトの普及が進む中、最後まで紙媒体が残り続けていた「署名・捺印が必要な書類」についても、ついに認めることとなりました。
令和3年度から電子署名が可能に
令和3年4月に施行された介護報酬改定において、「書面で説明・同意等を行うものについて、電磁的記録による対応を原則認める」こととされました。さらに「利用者等の署名・押印について、求めないことが可能であること及びその場合の代替手段を明示する」とも明記されており、様式例から押印欄が削除されました。
引用：令和３年度介護報酬改定における 改定事項について｜厚生労働省
これにより、契約書・重要事項説明書・同意書などをタブレットやパソコン上の電子データとして提示し、電子署名で同意を得ることが正式に認められたのです。
ただし「捺印は不要」でも「同意の確認手段としての署名は必要」である点は注意が必要です。「代替手段を明示するとともに」と記載されているように、別途ほかの方法で同意を取得した証拠としての署名は必要なため注意しましょう。
また、代替手段として電子署名の活用が望ましいとされているだけで、事前に「紙の契約書ではなく、電子契約でよいか」と利用者の承諾を得る必要があります。
電子署名・電子サインを使える書類・使えない書類
現場で取り扱う書類には、利用者・家族との契約に関するものから行政への届出書類まで、非常に多くの種類があります。令和3年度の改定により電子署名を使える書類の範囲は大幅に広がりましたが、すべての書類が対応できるわけではありません。まずは「どの書類が電子署名として使用できるのか」を把握しておきましょう。
電子署名で運用が可能な書類一覧
利用者・家族との間でやり取りする以下のような書類は、原則として電子署名での運用が認められています。
利用開始時の契約関連書類
・契約書
・重要事項説明書
・個人情報取り扱いに関する同意書
など
サービス提供に関する計画書・同意書類
・介護計画書（訪問介護計画書、通所介護計画書、看取り介護計画書など）
・ケアプラン
など
日常的な業務書類
・サービス提供記録（利用者・家族の確認署名が必要なもの）
・苦情受付・対応記録・事故報告書
など
また、職員との雇用契約書や取引業者との委託契約書なども、電子契約サービスを利用することで電子署名での運用が可能です。
現時点で電子署名運用が難しい書類
一方で、以下のような書類は電子署名での運用が難しい、または注意が必要なケースがあります。
- 行政への届出・申請書類
自治体によって電子申請への対応状況が異なります。紙での提出を求める自治体もあるため、管轄の自治体へ事前確認が必要です。
- 医療機関・他事業所との連携書類
連携先の医療機関や電子署名に対応していない事業所との連携書類については、対応状況によっては電子署名が使用できない場合があります。また、相手先がFAXや郵送での対応のみを受け付けている場合も、自事業所だけが対応していてもやり取りが進まないため、紙の書類が必要となるケースがあります。
- 利用者・家族がデジタル機器に不慣れな場合
電子署名を導入しても、利用者や家族がスマートフォン・タブレットの操作に不安を感じる・難しい場合は紙での書類管理で進めるケースもあります。
電子署名の導入メリット
電子署名を導入することで業務効率の改善からコスト削減、職員の働きやすさの向上まで、介護事業所の運営全体にわたる多くのメリットをもたらします。ここでは代表的なメリットを解説します。
持ち歩く手間をなくすことができる
現場スタッフにとっての最大のメリットとしては、訪問のたびに何枚もの紙を持ち歩く手間が省けるということでしょう。これまでは、訪問件数が多い日ほど大量の書類をカバンに詰め込み、必要な紙をその場で探し出す手間や、持参し忘れによる対応漏れのリスクも伴っていました。しかし電子署名を導入すればタブレット端末1台がそのまま「書類一式」の代わりになるため、現場の負担が物理的に大きく軽減されます。
務効率化を実現できる
さらに、タブレット端末1つで書類の作成・説明・署名取得・保管までの一連の手続きをデジタル上で完結できるようになります。特に契約書などのファイリングや書類の整理・検索にかかる時間が大幅に短縮されます。また、遠方に住む利用者家族の署名を取得するケースでも、これまでの郵送・来所対応からその日で完結できます。このように、紙管理で行っていた事務作業の負担を電子署名によって大幅に減らすことができます。
実際に厚生労働省の調査によると、電子署名を導入することでこれまで契約書の作成・製本作業に1件あたり30分～１時間程度要していましたが、5～10分と大幅に短縮できているという調査結果もあります。
引用：文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減に関する調査研究事業｜厚生労働省
コストを削減できる
次に、印刷・用紙・郵送にかかるコストを大幅に削減できます。契約書類を郵送でやり取りしていた場合の送料や封筒代、大量印刷にかかるインク・用紙代などの消耗品費、さらに書類保管のためのファイルや棚といった備品費用も不要になります。上記の調査結果をみても実際に月で300～400枚の紙が必要なくなっています。
一件あたりのコストは小さく見えても、利用者数や書類量が多い事業所ほど年間トータルでの削減効果は大きくなります。このように電子署名を導入することで事業所の収支差率向上にも期待できます。
紛失・劣化リスクを排除し、監査にも即対応できる
紙の書類は、紛失・破損・経年劣化といったリスクがつきものですが、電子データとして管理することで、これらのリスクを大幅に抑えられます。万が一、事業所に災害や事故があったとしても電子データは別の場所に保管されているため、スムーズに情報を整理でき、再開までの時間を短くできるでしょう。
また、電子署名には署名日時の記録やアクセスログの管理機能が備わっているものが多く、「いつ・誰が・どの書類に署名したか」を正確に記録・証明することができます。これにより情報がすぐに必要なケースや実地指導・監査の際にも、情報をすばやく検索・提示が可能となり、適切な対応がしやすくなります。
このように事業所全体でのコンプライアンス体制を強化する観点からも、電子署名は有効な手段といえるでしょう。
電子署名導入のデメリット・注意点
電子署名には多くのメリットがある一方で、導入にあたって事前に把握しておくべきデメリットや注意点も存在します。
初期・ランニングコストがかかる
電子署名が可能なツール・サービスの導入には、初期費用や月額利用料といったコストが発生します。ツール・サービスによって料金体系は異なりますが、送信件数に応じた従量課金制や、月額固定制などがあります。利用者数や書類のやり取りが多い事業所ほど費用がかさむ可能性があるため、導入前に自事業所の書類量を把握したうえで、費用対効果をしっかりシミュレーションすることが必要です。
ただし、紙で管理する場合にかかるコストと比較すると、中長期的には電子署名導入によるコスト削減効果が上回るケースがほとんどです。短期的なコスト負担だけで判断せず、トータルでの費用対効果を検討するようにしましょう。
利用者・家族への対応をより丁寧にする必要がある
介護サービスの利用者やその家族の中には、スマートフォンやタブレットの操作に不慣れな方も少なくありません。電子署名への移行を一律に進めようとすると、利用者・家族に不安や負担を与えてしまう可能性があります。紙での管理以上にサポートが必要となるケースもあることを理解しておきましょう。
セキュリティリスクがあることを理解しておく
電子データを扱う以上、システム障害やサイバー攻撃によるデータ漏えいのリスクはゼロではありません。電子署名の導入にあたっては、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。
選定時には、データの暗号化対応、アクセス権限の管理機能、サービス提供会社のセキュリティ認証（ISMSやプライバシーマークなど）の有無を確認するようにしましょう。また、万が一のシステム障害時のバックアップ体制や、紙での対応に切り替えるための緊急時フローもあらかじめ整備しておくと安心です。
電子署名の導入ステップ
電子署名の導入を成功させるためには、いきなり全書類を電子署名に切り替えるのではなく、段階的に進めることが大切です。以下のステップを参考に、自事業所の状況に合わせた導入計画を立ててみましょう。
STEP1 自事業所の書類・フローを棚卸しする
まずは、現在の書類業務の全体像を把握しましょう。どのような書類が存在し、誰が作成して、誰に署名をもらい、どのように保管しているかを一覧化することでスムーズに把握ができます。この棚卸しを行うことで、電子署名を導入する書類の優先順位や、対応が難しい書類の洗い出しなどが可能となり、この後のステップの業務が容易になります。
STEP2 ツール・サービスを選定する
書類・フローの棚卸しが完了したら、自事業所のニーズに合った電子署名ツール・サービスを選定します。選定時の主なチェックポイントは以下の通りです。
- 介護業界向けのテンプレートや機能が備わっているか
- 既存のソフトとデータ連携が可能か
- 高齢者でも使いやすいシンプルな操作画面か
- セキュリティ認証（ISMSなど）を取得しているか
- 導入後のサポート体制が充実しているか
- 費用体系が自事業所の規模・利用量に合っているか
複数のツール・サービスを比較検討し、可能であれば無料トライアルを活用して実際の操作感を確認することをおすすめします。
STEP3 職員への周知や研修を行う
導入するツール・サービスが決まったら、導入前に職員への周知と研修を行いましょう。電子署名の目的やメリットを丁寧に説明し、現場職員が納得して実際の現場で使用できるように分かりやすく共有しましょう。
研修の際には操作方法のマニュアルを作成し、ITに不慣れな職員でも安心して使えるよう、実際の画面を見ながら練習できる研修の場を設けましょう。また、導入後に疑問や問題が生じた際の相談窓口（担当者）を明確にしておくと、スムーズに現場へと定着できます。
STEP4 試験運用から本格的に導入する
いきなり全書類・全利用者を対象に導入するのではなく、まずは特定の書類や新規利用者から試験運用を開始することをおすすめします。試験運用期間中に現場から出た課題や改善点を集めて、運用フローを整えたうえで本格導入へと移行したほうが現場の混乱が最小限に済むためです。
「完璧な準備が整ってから」と考えすぎず、小さく始めて徐々に範囲を広げていけるように意識しましょう。
電子署名に関するよくある質問（FAQ）
電子署名についてよくある質問をFAQ形式で回答します。ぜひ参考にしてください。
Q. 電子署名の法的効力は紙の署名と同じですか？
電子署名法に基づく電子署名は、本人による署名であることが証明できる場合、紙の署名・押印と同等の法的効力を持つとされています。介護事業所が利用者・家族との間で取り交わす契約書類についても、令和3年度改定により電磁的記録での対応が認められており、適切な方法で取得した電子署名は法的に有効な同意の証拠となります。ただし、法的効力の強さはケースによって異なるため、用途に応じた適切なツール・サービスを選択することが重要です。
Q. 利用者の家族がスマートフォンを持っていない場合はどうすればよいですか？
スマートフォンを持っていない家族への対応としては、職員が訪問時にタブレットを持参し、そのタブレット上で署名いただく方法が現実的です。また、事業所のタブレットを使って来所時に署名いただくことも可能です。
このようにデジタル機器を持っていない方でも、職員がサポートすることで電子署名に対応できるケースがほとんどです。どうしても電子対応が難しい場合は、当面の間紙での対応を行うことも検討しましょう。
Q. 行政への届出書類も電子署名できますか？
行政への届出書類については、自治体によって電子申請への対応状況が異なります。国の方針として電子化・押印廃止が推進されており、多くの自治体で電子申請が可能になってきていますが、一部の書類については紙での提出を求める自治体もあります。導入前に管轄の自治体窓口へ確認することをおすすめします。
Q. 電子署名した書類の保存期間・保管方法はどうなりますか？
電子署名した書類の保存期間は、原則紙の書類と同様に介護保険法等で定められた期間に従います。サービスの種類によって異なりますが、一般的に2年～5年の保存が義務付けられています。
- 介護記録書類：2～5年（自治体によって異なる）
- 介護給付費請求書・介護給付費明細書（国保連請求控え）：5 年
保管方法としては紙の書類による管理では記録は物理的に保管していましたが、電子化することでデータとしてパソコンやクラウド上に保管されます。このため余分な保管スペースは不要となり、コスト削減や場所の有効活用が可能となります。
Q. 電子署名の導入に補助金・助成金は使えますか？
介護事業所のICT化を支援するための補助金・助成金制度が設けられている場合があります。制度の内容や申請要件は年度によって変わるため、最新情報を各都道府県や市区町村の窓口、または厚生労働省の公式サイトで確認するようにしましょう。
Q. 既存の介護記録ソフトと連携できますか？
ツール・サービスによっては、主要な介護記録ソフトとのAPI連携やデータ連携機能を備えているものがあります。連携が可能であれば、利用者情報の二重入力を防ぎ、署名済み書類の管理もシステム上で一元化できるため、業務効率がさらに高まります。導入検討の際は、現在使用している介護記録ソフトとの連携可否を、サービス提供会社に事前に確認することをおすすめします。
電子署名を積極的に導入して業務効率化を図ろう
令和3年度の介護報酬改定により、介護事業所における契約書類の電子化と捺印の原則不要化が認められ、電子署名を活用できる環境が整いました。電子署名を導入することで業務効率化やコスト削減など、事業所運営にとって多くのメリットをもたらします。
導入を成功させるためには、まず自事業所の書類・フローなどを改めて見直し、サービス選定から試験運用まで段階的に進めましょう。焦らずステップを踏むことで、現場の混乱を防ぎながらスムーズに移行できます。導入を検討されているのであれば、まずは自事業所の棚卸しから進めていきましょう。
