「ケアプランデータ連携システムが変わるらしいけど、うちは何をすればいいの？」とお困りではありませんか。令和9年1月を目途に、同システムは介護WEBサービスへ統合される予定で、令和8年12月までの登録が呼びかけられています。今回の変更はただの仕様変更ではなく、国が進める介護情報基盤整備の一環であり、パスワード入力の簡略化や複数端末での利用など、現場の負担軽減につながる変更も含まれています。
本記事では、統合の背景や現場への影響、事業所が今から準備すべきことを分かりやすく解説します。移行準備がまだの方はぜひ参考にしてください。
ケアプランデータ連携システムが介護WEBサービスへ統合します
ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間で、ケアプラン（計画・予定・実績の情報）をデータでやり取りする仕組みとして、令和5年度に国民健康保険中央会によって構築されました。これにより、従来FAXや郵送で行っていたケアプランのやり取りが電子化され、事業所の事務負担軽減に貢献してきました。実際、紙でのやり取りと比較して、作業時間は事業所全体で月52.4時間から18.1時間へ、経費は月13.4万円から6.7万円へ、それぞれ大幅に削減されたとする調査結果も示されています。
引用：ケアプランデータ連携システムの統合と 介護情報基盤（介護保険資格確認等WEBサービス）について｜厚生労働省
さらに、令和8年度からは処遇改善加算の要件にも組み込まれたことで導入が一気に進み、令和8年7月末時点の導入率は53.1%に達しました。今では事業所の半数以上が利用する、身近な仕組みになっています。
こうした中、国は介護保険の被保険者証情報や要介護認定情報、ケアプラン情報などを一元的に集約・共有できる「介護情報基盤」の整備を積極的に進めています。この基盤の入口となるのが「介護保険資格確認等WEBサービス」（以下、介護WEBサービス）です。
厚生労働省が令和8年8月に実施した説明会資料では、令和9年（2027年）1月を目途に、現行のケアプランデータ連携システムが介護情報基盤の一部としてこの介護WEBサービスの中に構築される予定であることが説明されています。
今回の統合で、ケアプランデータ連携という機能自体がなくなるわけではありません。変わるのは、データを送受信する方法です。これまではパソコンにインストールした専用ソフトで送受信していましたが、統合後はブラウザで介護WEBサービスにログインして行います。
また、現行システムはデータを蓄積しない仕組みのため、統合にあたって過去にやり取りしたファイルを移し替える作業もありません。
引用：ケアプランデータ連携システムの統合と 介護情報基盤（介護保険資格確認等WEBサービス）について｜厚生労働省
なぜケアプランデータ連携システムは介護WEBサービスに統合されるのか？
厚生労働省は、介護情報基盤を「これまで関係者の間で分散していた情報をひとつに集約し、情報連携をすることで、介護に関わる人たちのやりとりや手続きをより良いものにするための仕組み」と説明しています。
これまで利用者・介護事業所・市町村（保険者）・医療機関は、それぞれ個別に情報をやり取りしており、紙での手続きや都度の確認作業に多くの負担がかかっていました。介護情報基盤が整備されることで、こうした情報を一元的に共有できるようになり、事務作業の効率化や手続きのリアルタイム化が期待されています。
ケアプランデータ連携システムも、この介護情報基盤に統合される機能のひとつです。市町村で介護情報基盤の運用が始まると、ケアプラン情報も介護情報基盤に登録され、関係する事業所間で閲覧・共有できるようになる予定です。
つまり今回の統合は、「システムが変わる」という表面的な話にとどまりません。ケアプランを含めた介護の情報を国全体でつなぎ、今後の介護DXを進めやすくするための布石といえるでしょう。
統合後、現場の業務はどう変わるか
制度面の背景に加えて、現場の管理者にとって気になるのは「実際に何が変わるのか」という点でしょう。ここでは、統合によってケアプランデータ連携そのものがどう変わるのかを確認したうえで、介護WEBサービスを活用することで変わる業務についても紹介します。
ケアプランを作ったパソコンで、そのまま送受信できるようになる
現行のケアプランデータ連携システムは、専用ソフトをインストールしたパソコンで送受信する仕組みで、1事業所1台での利用が推奨されていました。そのため、介護ソフトでケアプランを作ったパソコンと、送受信するパソコンが別々になるケースもありました。
統合後は、ブラウザで介護WEBサービスにログインして送受信する形になり、複数のパソコンで利用できるようになります。
送受信のために特定のパソコンで作業する必要がなくなり、担当者それぞれが自分のパソコンで作業を完結しやすくなるでしょう。
ケアプランデータ連携がより使いやすくなる
このほかにも、厚生労働省の説明会では、今の機能を引き継ぎながら次の点が使いやすくなると説明されています。
ダウンロードが何度でも可能に
現行システムではデータのダウンロードが1回限りのため、確認し直したいときに不便でした。統合後は何度でもダウンロードできるようになります。
パスワード入力の手間が減る
2種類のログインでパスワードを手入力する手間がありましたが、Webサービスになることでパスワードを保存できるようになります。ワンタイムパスワードも導入されるため、セキュリティ面も安心です。
複数の端末で使える
現行システムは1事業所1台での利用が推奨されていましたが、統合後は複数の端末で取り扱えます。管理者のパソコンだけでなく、請求担当者やケアマネジャーの端末からも操作しやすくなるでしょう。
画面が操作しやすくなる
右クリックができないといった現行システムの制約も、解消される方向です。パソコン操作に不安がある職員が多い事業所ほど、定着のしやすさにつながります。
費用面では、現行システムで年額21,000円かかっていた利用料（令和8年度はフリーパスキャンペーンにより無料）について、統合後は事業所の直接負担がなくなる見込みです。
介護WEBサービスの活用で、4つの業務がオンライン化
統合によって、ケアプランのやり取りは介護WEBサービスの中で行うことになります。介護WEBサービスでは、ケアプラン以外にも利用者の資格情報や要介護認定の情報などを確認できます。そのため、介護WEBサービスを活用すれば、これまで電話や郵送、窓口で行っていた次のような業務もオンラインで完結できるようになります。
引用：ケアプランデータ連携システムの統合と 介護情報基盤（介護保険資格確認等WEBサービス）について｜厚生労働省
| 業務 | 主な対象 | これまで | これから |
| 資格情報等の確認 | 全事業所 | ・負担割合証や限度額認定証を、利用者 ・家族に探してもらう ・年1回の更新のたびに、利用者宅に届いた証書を職員が確認 |
・給付に必要な情報を、介護WEBサービスですぐに確認 ・更新された内容もすぐに確認 |
| 要介護認定事務 | 居宅介護支援 | ・進捗は電話や窓口に問い合わせて確認 ・結果は書面で受け取る ・認定調査票や主治医意見書は、窓口か郵送で取り寄せる |
・ケアマネジャー以外の職員でも、進捗を画面で確認 ・結果は更新されればすぐに分かる ・認定調査票や主治医意見書もWEBで確認 |
| 住宅改修費・福祉用具購入費の利用状況確認 | 全事業所 | ・市町村に電話で問い合わせる | ・事業所が自らWEBで確認 ・給付可能額や購入済みの品目も画面で把握 |
| 居宅サービス計画作成依頼届出 | 居宅介護支援 | ・本人確認のうえ、書面で自治体の窓口に代行提出 | ・本人確認のうえ、WEB上で代行提出 ・窓口へ行く必要がなくなる |
なお、これらの業務は、利用者が住む市町村が介護情報基盤の利用を始めてから使えるようになります。また、介護WEBサービスで利用者の情報を見るには、事業所が利用者の本人確認を行い、情報の参照について利用者から同意（包括同意）を得ておく必要があります。
将来的には、ケアプランを介護情報基盤に登録することで関係する事業所が閲覧できるようになり、利用者もマイナポータルでケアプランへの同意を行えるようになる予定です。
事業所は何をいつまでにやればいいか
次に気になるのは「自分の事業所は、いつまでに何をすればいいのか」という点でしょう。
ケアプランデータ連携システムは、令和9年（2027年）1月を目途に、介護WEBサービスへ統合される予定です。それまでの令和8年（2026年）7月から12月までが「引っ越し準備期間」とされており、この期間中に介護WEBサービスへ登録しておくよう呼びかけられています。
引用：ケアプランデータ連携システムの統合と 介護情報基盤（介護保険資格確認等WEBサービス）について｜厚生労働省
なお、介護WEBサービスへの登録は、市町村が介護情報基盤の運用を始めているかどうかにかかわらず進められます。自治体の対応を待つ必要はないため、今すぐにでも準備を始めましょう。
事業所がどのパターンに当てはまるか確認する
必要な対応は、現在の利用状況によって異なります。まずは自事業所がどのパターンに該当するかを確認しましょう。
- ケアプランデータ連携システムを利用している事業所
ケアプランデータ連携システムの電子証明書がインストールされているパソコンで、介護WEBサービスへの利用登録を行えば準備は完了です。今ケアプランデータ連携を使えているからといって、何もしなくてよいわけではないため、必ず登録を行いましょう。※登録は数分で済みます。 - ケアプランデータ連携システムを導入していない事業所
介護WEBサービスへの利用登録に加えて、現行のケアプランデータ連携システムの導入も必要です。早めに導入して、統合前に操作に慣れておくとスムーズです。
- ケアプランデータ連携を利用しない施設（特別養護老人ホームなど）
ケアプランデータ連携は使わなくても、介護情報基盤を活用するために、介護WEBサービスへの登録と介護情報基盤の設定が必要です。
厚生労働省は、統合後の1月は新しい環境での操作が始まるため、問い合わせ窓口が混み合うと予想しており、12月までに登録を済ませるよう呼びかけています。年末年始や月初の請求業務と重なる時期に、登録作業やトラブル対応に追われる事態は避けたいところです。「準備期間はまだ先」と後回しにせず、まずは自事業所の登録状況を確認するところから始めましょう。
利用中の介護ソフトの対応状況も確認する
市町村で介護情報基盤の運用が始まると、API5.0版に対応した介護ソフトを通じて、ケアプラン情報が介護情報基盤に登録されるようになります。介護WEBサービスへの登録とあわせて、今お使いの介護ソフトが統合後の仕様に対応しているかも確認しておきましょう。
介護・福祉ソフト「介舟ファミリー」は、ケアプラン標準仕様に準拠しており、現行のケアプランデータ連携システムにも対応済みです。介護WEBサービスへの統合（令和9年1月予定）までに、統合後の仕様への対応を予定しております。また、実績の確認・承認だけでなく、請求業務やスケジュール管理、給与計算まで一気通貫で行えるのも特長のひとつ。介護情報基盤の本格運用を見据えた業務効率化にもお役立てください。
介護WEBサービスへの登録の進め方
ここでは、すでにケアプランデータ連携システムを利用している事業所に向けて、介護WEBサービスへの登録の流れを紹介します。登録は、ケアプランデータ連携システムの電子証明書がインストールされているパソコンで行いましょう。
事前に準備するもの
- 電子請求受付システムのユーザID（KJで始まる14桁）とパスワード
- 電子請求受付システムに登録しているメールアドレス（またはSMS）を受信できる環境
登録の流れ
- 介護WEBサービスサイトを開く
- 「事業所ユーザログイン」をクリックする
- 電子請求受付システムのユーザIDとパスワードでログインする
- セキュリティコードを入力する（設定していない場合はスキップ）
- メールアドレスまたはSMSに届くワンタイム認証コードを入力する
- 管理者ユーザを登録して完了
引用：ケアプランデータ連携システムは介護WEBサービスへ”引っ越し”します｜国民健康保険中央会・厚生労働省
所要時間は数分ほどです。仮パスワードのままではログインできないため、本パスワードへの変更が済んでいるかも事前に確認しておきましょう。詳しい操作手順は、介護WEBサービスの「新規利用開始までの流れ」でも確認できます。
介護WEBサービスの導入に使える助成金
介護WEBサービスへの登録自体は無料で、数分で完了します。ただし、介護情報基盤も活用するなら、カードリーダーの準備や端末の設定が必要です。こうした費用や設定の負担を抑えられるよう、令和8年度は介護事業所向けの助成金が用意されています。
助成の対象となる経費
助成の対象は、大きく次の2つです。
カードリーダーの購入費
利用者のマイナンバーカードを読み取り、本人確認を行うための機器です。
接続サポート等経費
導入支援事業者から、次のような設定の支援を受ける費用です。
・端末へのクライアント証明書の搭載などの設定
・マイナ資格確認アプリのインストール・設定
・カードリーダーの接続確認
・ケアプランデータ連携システムの接続サポート（介護情報基盤の設定とあわせて受ける場合）
厚生労働省の説明会では、接続サポートは「日々忙しくて設定する時間がない」「こうした作業に苦手意識がある」「設定してみたがつまずいてしまった」といった事業所に向けた支援だと説明されています。自力での設定に不安がある場合は、活用を検討してみましょう。
サービス種別ごとの助成限度額
助成の限度額と、カードリーダーの助成対象となる台数は、サービスの種別ごとに決まっています。
| サービス種別 | カードリーダーの限度台数 | 助成限度額 |
| 訪問・通所・短期滞在系 | 3台 | 6.4万円 |
| 居住・入所系 | 2台 | 5.5万円 |
| その他 | 1台 | 4.2万円 |
※助成限度額は、消費税（10%）を含む金額です。
※同じ事業所で複数のサービスを提供している場合は、サービス種別ごとの限度額を合算できます。
引用：ケアプランデータ連携システムの統合と 介護情報基盤（介護保険資格確認等WEBサービス）について｜厚生労働省
申請期間と申請の流れ
- 対象となる期間：令和8年4月1日以降に実施した購入・サポート
- 申請受付期間：令和8年5月7日〜令和9年3月12日（予定）
- 申請先：介護情報基盤ポータル（助成金は国民健康保険中央会から支払われます）
申請は、カードリーダーの購入や接続サポートが完了した後に行う「事後申請」です。大まかな流れは次のとおりです。
- 介護情報基盤ポータルで、助成金の申請手引きと交付要綱を確認する
- カードリーダーを購入する、または導入支援事業者に接続サポートを依頼する
- 支払いを済ませ、領収書など申請に必要な書類をそろえる
- 介護情報基盤ポータルから申請する
申請時の注意点
- 予算に限りがある
厚生労働省は早めの申請を呼びかけています。受付期間内であっても、余裕をもって進めるのが安心です。
- 引っ越し準備とまとめて進めると効率的
説明会では、介護WEBサービスへの登録に合わせて、介護情報基盤の導入作業も導入支援事業者に依頼できると案内されています。12月までの引っ越し準備期間中にまとめて済ませておけば、手間を一度で終えられます。
- 細かな条件は手引きで確認
対象となる機器の条件や必要書類などは、申請前に介護情報基盤ポータルで最新の手引きを確認しましょう。
ケアプランデータ連携システムの統合についてよくあるFAQ
Q1. ケアプランデータ連携システムはいつ介護WEBサービスへ統合されますか？
厚生労働省の説明会資料では、令和9年（2027年）1月を目途に統合される予定と示されています。統合後は、パソコンにインストールした専用ソフトではなく、ブラウザで介護WEBサービスにログインしてケアプランデータ連携を利用する形になります。
Q2. 登録はいつまでに済ませればよいですか？
令和8年7月から12月までの期間が「引っ越し準備期間」とされています。統合後の1月は問い合わせ窓口が混み合うと予想されるため、12月までの登録が呼びかけられています。
Q3. 統合にあたって費用はかかりますか？
介護WEBサービスへの統合後は、ケアプランデータの送受信に関する利用料の直接負担は発生しない見込みです。また、カードリーダーの購入や端末設定の支援を受ける費用には、令和8年度の助成金を活用できます。詳しくは本記事の「介護WEBサービスの導入に使える助成金」をご覧ください。
Q4. 登録が間に合わなかった場合、ケアプランデータ連携はすぐに使えなくなりますか？
現行のケアプランデータ連携システムは、統合後も一定期間は稼働を続ける予定です。そのため、登録が間に合わなくても、すぐに使えなくなるわけではありません。ただし、並行期間が終わると現行システムは終了する予定です。猶予は一時的なものと捉え、準備期間内に登録を済ませておきましょう。
Q5. 今使っている介護ソフトは、統合後もそのまま使い続けられますか？
市町村で介護情報基盤の運用が始まると、API5.0版に対応した介護ソフトを通じて、ケアプラン情報が介護情報基盤に登録されるようになります。お使いの介護ソフトが対応しているかは、事前に確認しておくと安心です。介護ソフトから案内が届いていなければ、一度対応状況を問い合わせておきましょう。
なお、介護・福祉ソフト「介舟ファミリー」も、介護WEBサービスへの統合（令和9年1月予定）までに、統合後の仕様への対応を予定しております。
Q6. 困ったときはどこに問い合わせればよいですか？
問い合わせたい内容によって、窓口が異なります。
| 問い合わせ内容 | 窓口 |
| 現行のケアプランデータ連携システムの導入方法・操作・エラーなど | ケアプランデータ連携システム ヘルプデスク |
| 介護WEBサービスへの登録、介護情報基盤、助成金など | 介護情報基盤ポータル お問い合わせ窓口 |
ケアプランデータ連携システム ヘルプデスク
- 電話：0120-584-708
受付時間は9:00〜17:00で、土日祝日と年末年始（12月29日〜1月3日）は休みです。
- フォーム：お問い合わせ｜ケアプランデータ連携システム ヘルプデスクサポートサイト（24時間365日受付）
介護情報基盤ポータル お問い合わせ窓口
- 電話（介護事業所の方）：0120-697-312
受付時間は平日8:00〜18:00、土曜8:00〜16:00で、日曜・祝日・年末年始は休みです。
- フォーム：お問い合わせ｜介護情報基盤ポータル（24時間365日受付）
AIチャットでの質問にも対応しています。
まとめ：介護WEBサービスへの登録準備はお早めに！
ケアプランデータ連携システムは、令和9年1月を目途に介護WEBサービスへ統合される予定です。統合後は、ケアプランを作ったパソコンからそのまま送受信できるようになるほか、データの再ダウンロードやパスワードの保存にも対応するなど、現場の負担軽減につながる変化が見込まれています。利用料の直接負担もなくなる見込みで、費用面でも事業所にとってメリットがあります。
統合後もケアプランデータ連携を使い続けるには、介護WEBサービスへの登録が欠かせません。統合後の1月は問い合わせ窓口が混み合うと予想されるため、令和8年12月までの登録がおすすめです。登録は数分で完了します。介護情報基盤も活用するなら、カードリーダーの購入費などに使える助成金もあわせて検討しましょう。
ケアプランデータ連携システムの統合や介護情報基盤の整備に加えて、令和9年度には介護保険制度の改正も控えています。改正の内容を前もって押さえておくことで、今回の統合も含めた対応をスムーズに進められるでしょう。制度改正の全体像をつかみたい方は、シルバー産業新聞社が監修した以下のお役立ち資料をぜひご覧ください。
また、ケアマネジャーの業務が改正でどう変わるのかをより詳しく知りたい方には、全国介護事業者連盟理事長・斉藤正行氏によるウェビナーもおすすめです。居宅介護支援事業所で押さえておきたい実務のポイントを解説しています。11月10日までの限定公開のため、お早めにご視聴ください。
