介護保険サービスを行う事業者や施設が業務効率化を考える際、候補に挙がるのが介護ソフトの導入です。計画や記録や請求、そして職員の管理もできる介護ソフトは業務効率化に有効ですが、選ぶときには注意も必要です。
この記事では、介護ソフトの概要から導入のメリット、選ぶときの注意点まで広く解説します。
「介護ソフト」とは
介護ソフトとは、介護保険サービスを提供する事業者や施設が、請求書やケアプランの作成、利用者の情報管理などの日常業務を効率的に行うために有効なソフトです。
大きく分けると介護ソフトには、請求業務に特化した国保中央会（国民健康保険中央会）の介護伝送ソフトと、介護記録や介護計画書作成などの、請求業務以外の機能も幅広く兼ね備えた市販の製品があります。
市販のソフトが搭載している機能はメーカーによって異なります。料金体系も、導入時に支払うパッケージ型と、月々支払うクラウド型の2種類があり、それぞれにメリット、デメリットがあります。
介護ソフトは、導入すればそれだけで業務効率化につながるというものではありません。導入したものの使い勝手が悪く、結局導入前の事務作業に戻ってしまうといった事態にならないように、比較検討して自事業所に最適な介護ソフトを選択する必要があります。
介護ソフトでできること
市販の介護ソフトは、一般的には以下のような業務に使われています。
計画業務
- アセスメント作成
- ケアプラン作成
- サービス計画書作成
- サービス予定作成
記録業務
- 介護記録
- 実績登録
請求業務
- 介護給付費請求
- 国保連インターネット伝送
- 利用者請求
- 口座振替
職員／利用者の管理業務
- 利用者情報の管理
- 職員のスケジュール管理
- 給与計算
- 送迎スケジュール管理
介護ソフトを導入するメリットとは
介護施設が介護ソフトを導入する主なメリットは以下のとおりです。
業務の効率化
介護ソフトを導入すると、日常的に発生する業務の効率化を図ることができます。例えば、毎月のレセプト請求やケアマネジャーによるアセスメントシート作成などの業務では、フォーマットへの入力やデータの自動集計により、人為ミスを防ぎながら作業時間を短縮することができます。
また、介護サービス事業所と居宅介護支援事業所との間で毎月やりとりするケアプランについても、両者でデータをリアルタイムで共有して進行させることができます。手間のかかる郵便やファックスでのやりとりがなくなります。
職員のシフトの作成に毎月のように頭を痛めている責任者もいるでしょう。介護ソフトのなかには、利用者だけでなく職員のスケジュール管理も行えるものもあります。さらに、スケジュールの実績が給与計算に連動し、振込データの作成まで行える機能を持つソフトもあり、大幅な業務削減につながります。
情報共有の改善
介護ソフトを利用して利用者の情報記録することで、ほかの職員が最新の情報をすぐに確認できるのもメリットのひとつです。タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末で記録・確認ができるソフトもあります。
例えば、デイサービスで昼食をあまり食べなかった利用者についての情報を入力しておけば、送迎担当の職員が適宜記録を確認し、利用者を送っていった際に家族に伝えることができます。家族も、デイサービスでの様子を把握できるので、より安心でしょう。
特に高齢者は、時間ごとに体調が変化することもあります。朝礼などで引継ぎをするだけでは情報共有は不十分になることがあります。介護ソフトを使えば、全員がリアルタイムで情報を確認できるので、スタッフ間の情報共有が改善されます。
サービスの品質を向上
介護ソフトで事務負担が減った職員は、利用者一人ひとりにしっかり向き合う時間を確保しやすくなるでしょう。また、リアルタイムに利用者の情報を把握できることは、適切なケアにつながります。このように、介護ソフトは、利用者に合わせたより質の高いサービスの提供を可能にします。
法改正に迅速に対応
介護保険の法改正は頻繁に行われます。改正が入るたびに、事業所では間違いはないかを確認しながら事務作業を進めることとなり、よりいっそうの時間と手間がかかります。しかし、介護ソフトならば、多くのメーカーが法改正の際にソフトをバージョンアップして対応しているため、業務運営を妨げることなく、法改正に対応できます。
特にクラウド型の介護ソフトは、法改正に対応するバージョンアップがあっても、あらためてインストールし直す必要はありません。
介護ソフトを選ぶうえでの注意点
介護ソフトは介護施設の業務を効率化するには有効ですが、搭載機能は製品によって異なるため、導入やリプレイスを検討する際は以下の点に注意が必要です。
- 自事業所に必要な機能はそろっているか？
- オプションの機能と、それらの費用は？
- サポート体制は充実しているか？
- タブレットやスマートフォンの操作が不慣れな職員でも使いやすいか？
- 事前に実機を操作したり、試しに導入したりすることは可能か？
介護ソフト選択の際には、運営責任者が職員にしっかりとヒアリングをして、自事業所にはどのような介護ソフトが適切かを慎重に考えなければいけません。職員の意見を無視して、価格だけで導入を決めてしまうと、業務に必要な機能が装備されておらず、効率化が図れないということも起こります。
介護ソフトを選ぶ際のポイントについて詳しくは、以下の記事もご参照ください。
事業所に合った介護ソフトを導入して業務を効率化させよう
介護ソフトは、施設のさまざまな業務を効率化するうえで有効なツールです。導入することで、職員は事務作業の負担を軽減でき、より多くの時間を利用者のために割くことができます。その結果、施設が提供するサービスの品質向上につながるでしょう。
介護ソフトは多くのメーカーから発売されており、それぞれが異なる特徴を持っています。運営責任者が介護ソフトを選ぶ際には、自事業所の課題解決に対して「どんな機能が必要か？」という視点から考えていくとよいでしょう。
介護ソフト「介舟ファミリー」は、対応サービスの範囲が広く、ほとんどの施設に必要と思われる機能をほぼ搭載しているのが特徴です。「どこのメーカーのものがいいだろうか？」と迷った際には、まずは「介舟ファミリー」の介護ソフトを試してみることをおすすめします。
