介護施設の電子化によるメリットとは？具体的な事例やおすすめの介護ソフトを紹介 Posted on 2025年1月7日2025年1月7日 by kaida 介護施設の電子化によるメリットとは？具体的な事例やおすすめの介護ソフトを紹介 HOME > 電子化 深刻な人手不足に直面している介護業界では、現場の負担が大きくなりがちです。この課題を解決する切り札として注目を集めているのが、介護記録や請求業務などの電子化です。実際に電子化を導入した施設からは「残業時間が月平均10時間削減できた」「利用者様との関わる時間が1.5倍に増えた」という声が続々と寄せられています。本記事では、介護施設における電子化のメリットと、成功事例、おすすめの介護ソフトをご紹介します。 介護業界における電子化の必要性 介護現場では、利用者へのケアの合間を縫って膨大な記録作業が発生します。食事・入浴・投薬管理などの日々の記録、介護記録の作成、さらには介護保険の請求業務まで、スタッフは多くの時間を事務作業に費やしているのが現状です。株式会社メディヴァの調査によれば、介護職員の業務時間の約2～3割が書類作成などの間接業務に充てられていました。 参考：介護ロボット等を活用した効率的な人員配置に向けた 介護業務のデータ化（見える化）調査研究事業｜株式会社メディヴァ 深刻な人手不足が続く中、こうした間接業務の負担を軽減し、本来の介護業務に時間を充てることで事業所の人手不足解消やサービスの質向上、ひいては収益改善につながります。そこで注目されているのが、業務の電子化です。 あわせて読みたい 介護施設の深刻な人手不足！現状と今後の改善策を徹底解説 介護施設で電子化を行うメリット 介護施設の電子化は、業務効率化だけでなく、サービスの質の向上やコスト削減など、さまざまなメリットをもたらします。ここでは主な4つのメリットについて、詳しく解説します。 業務効率化につながる 介護現場では従来、紙媒体で記録作成や手書きの報告書作成が一般的でしたが、入力ミスや転記作業による二重手間が大きな負担となっていました。しかし電子化により、スタッフはタブレットやスマートフォン端末などを活用することで、現場でもリアルタイムに記録を残せるようになりました。特に一気通貫型の介護ソフトでは、記録した情報がそのまま介護保険の請求業務にも連携されるため、月末の請求作業も大幅に効率化できます。また、電子化のもう一つの大きなメリットは、情報共有の即時性です。記録した内容はリアルタイムでスタッフ間や部署間、さらには事業所全体で共有できるため、きめ細かな利用者へのケアが可能となり、インシデントやトラブルの未然防止にもつながっています。 あわせて読みたい 介護現場の効率化を図る重要性とメリット、具体的な手法について徹底解説 サービスの質を向上できる 記録業務を電子化することにより、利用者の状態変化や介護履歴を瞬時に確認できるようになります。例えば、バイタルデータの推移をグラフ化して把握したり、食事量や排泄状況の変化をAIが分析して異常を検知したりすることが可能です。これにより、早期の状態変化に気づき、適切な対応が取れるようになります。 また、記録業務の効率化で生まれた時間を利用者との直接的なコミュニケーションに充てられるようになり、より丁寧なケアが可能となります。結果的に利用者満足度の向上に貢献し、収益改善に期待できます。 コスト削減につながる 従来の紙ベースでの業務管理では、印刷代や用紙代、保管費用、郵送代などあらゆる業務に紙が必要なため大きなコストとなっていました。また、紙の書類を保管するスペースも必要となるため、事業所の効率的な運営を妨げていました。しかし電子化によるペーパーレス化で、これらのコストやスペースの削減が実現できます。さらに、業務効率化による残業代の削減も期待できます。 電子化導入には一時的なコスト負担となりますが、長期的にみるとコスト削減につながり、収益改善に直結します。 外国人へのサポートにつながる 深刻な人手不足を背景に、介護現場での外国人材の採用が年々増加しています。しかし、言語の壁により記録業務に苦心するケースも少なくありません。そこで注目されているのが、多言語対応の介護ソフトです。母国語での記録入力が可能で、自動翻訳機能により日本語への変換も瞬時に行えるため、外国人スタッフの業務負担を大きく軽減できます。また、手書きや紙ベースの複雑な業務プロセスは、日本人スタッフはもちろん、外国人材にとってはさらなる負担となり、定着率低下の一因にもなっています。電子化による業務の標準化・効率化は、外国人スタッフの早期戦力化を促進し、長期的な人材定着にも貢献します。 あわせて読みたい 介護現場で増える外国人雇用の現状とは？雇用するメリットと留意点を解説 介護施設における電子化の成功事例 介護施設において、電子化を成功させた事例を2つ紹介します。 株式会社千歳様の事例 株式会社千歳様は、久留米・筑紫野・唐津のエリアで介護サービスを提供されています。もともと介護ソフトを導入していたものの、一括購入タイプのソフトのため、購入後のバージョンアップに対応できないことに不満を感じておられ、介護ソフトである「介舟ファミリー」に切り替えられました。介舟ファミリーを導入したことで、居宅介護支援や訪問介護だけでなく、訪問看護など全部門を一元管理でき、帳票がExcelで出力できるなど業務効率化につながっています。結果的に請求業務での残業がほとんどなくなり、業務効率は50％アップされたとのお声をいただいております。いまでは請求業務だけでなく、スケジュール管理・労務管理などにも活用されており、欠かせないツールとなっているようです。 株式会社 千歳 様 業務効率が50％アップしました！ 有限会社はっぴー様の事例 有限会社はっぴー様は居宅介護支援から訪問介護・通所介護などさまざまな介護サービスを提供されています。はっぴー様も千歳様同様に、介護ソフト自体は導入されていましたが、使いやすさやコスト改善などの理由から介舟ファミリーに切り替えました。介舟ファミリーを導入したことで、会議録の作成や利用票等の差し替えが可能となり、30分の時間短縮と手間の削減につながっています。また、介舟ファミリーの充実したサポート体制について、高く評価されており、特に事務所に来て丁寧な指導を行うという点に満足しておられました。 有限会社はっぴー 様 業務時間30分削減！社内連絡機能でスタッフ間の情報共有をしています。 介護施設の電子化を進める手順 介護施設の電子化を成功させるためには、段階的な準備と計画的な導入が欠かせません。ここでは、多くの施設で実績のある効果的な導入手順を4つのステップでご紹介します。これらのステップを着実に進めることで、スムーズな電子化の実現と、確実な効果創出につながります。 目的を明確化する 電子化の成否を分けるポイントは、自施設が「何のために」電子化を行うのかを明確にすることです。具体的な目的を明らかにしないまま電子化を推進しても、真の課題解決につながらず無駄なコストと手間が発生してしまいます。そこで、まずは「残業を減らしたい」「ケアの質を向上させたい」「請求業務を効率化したい」など、優先度の高い、真に解決したい課題を特定しましょう。また、具体的な数値目標（残業時間30%削減、記録時間の半減など）を設定することで、導入後の効果測定もしやすくなります。 ITツール導入に伴う業務フローを見直す 電子化を成功させるためには、「紙をデジタルに置き換える」という単純な発想から脱却する必要があります。電子化の本質は、従来の業務フロー全体を見直し、最適化することにあるためです。まずは、現在の業務の流れを細かく洗い出してみましょう。各作業について「本当にこの手順は必要か」「誰のために行っているのか」「もっと効率的な方法はないか」といった視点で見直します。この過程で、重複した作業や、習慣的に続けている非効率な手順が見つかることも少なくありません。次に、洗い出した業務の中から電子化で効率化できるものを特定し、新しい業務フローを設計します。例えば、手書きの申し送りノートは電子化による情報共有に、紙のチェックリストはタブレットでの入力に置き換えるなど、具体的な改善策を検討していきます。このように、業務プロセスの見直しと電子化を組み合わせることで、より効率的で無駄のない業務フローを構築できます。 あわせて読みたい 介護現場の無駄な業務を削減！具体的な方法と円滑な進め方とは ITツールの導入・運用体制を整備する 具体的なITツール導入のフェーズの際には、電子化推進のための専任チームを結成し、責任者と役割分担を明確にします。これにより、旗振り役が決定するため、ITツールのスムーズな導入が可能です。この時、外部の専門家とともにどのような機材が必要になるか、どのように推進するかなど導入・運用について相談を必ずしておきましょう。次に施設の規模や業務内容に応じて必要な機器（タブレット、Wi-Fi環境など）を洗い出し、適切な数量を準備します。さらに、システムトラブル時の対応手順や、データのバックアップ体制、トラブル発生時の連絡フローなども事前に整備しておくことが重要です。このように万全の準備を行ったうえでITツールを実際に導入しましょう。 従業員へのITツール研修を実施する いくら優れたシステムでも、使いこなせなければ効果は半減します。年齢やITリテラシーの異なる職員それぞれに配慮した研修計画を立てましょう。そのためには基本操作の習得だけでなく、実際の業務に即した実践的なトレーニングを行うことが効果的です。また、電子化に不安を感じるスタッフへのフォローアップ体制を整え、定期的な研修も計画しておくことをおすすめします。 電子化を成功させる3つのポイント 電子化の導入は、適切な準備と運用体制があってこそ、期待通りの効果を生み出すことができます。ここでは、成功のための3つの重要なポイントをご紹介します。 従業員への徹底した周知と丁寧な説明を行う 電子化に対して不安や抵抗感を持つスタッフは少なくありません。特に、年配のスタッフや普段からITツールに馴染みの薄い職員にとっては、大きな変化となります。そのため、「なぜ電子化が必要なのか」「導入後どのように業務が変わるのか」といった点について、丁寧に説明を重ねることが重要です。また、現場の意見を積極的に取り入れ、スタッフ全員が前向きに取り組める環境づくりを心がけましょう。 IT人材を確保する 電子化を円滑に進めるためには、ITに詳しい人材の存在が重要です。施設内にIT担当者を配置し、システムの運用管理やトラブル対応、スタッフからの質問対応などを一元的に担当することが理想的です。既存スタッフの中からIT推進担当を育成する方法もありますが、その場合は十分な研修期間を設けましょう。事業所内部で適切な人材を確保できなかった場合は、外部の専門家やITツールのサポート担当者と密接に連携し、万が一の場合にも対応できるような体制を構築しておきましょう。 導入サポートや実績が豊富なITツールを選択する 介護ソフトの選定は、電子化の成否を大きく左右します。価格や機能だけでなく、導入実績やサポート体制も重要な選定基準となります。特に、常時対応のサポートデスクがあるか、導入時のトレーニングは充実しているか、バージョンアップは定期的に行われているかなどをチェックしましょう。また、他の介護施設での導入事例や口コミ情報も参考にし、自施設に最適なツールを選びましょう。 介護ソフトなら手厚いサポートでおなじみの介舟ファミリーがおすすめ 介護ソフトの導入・切り替えをご検討されているのであれば、介舟ファミリーがおすすめです。介舟ファミリーの主な特徴は以下の3つです。 記録請求業務の大幅な効率化 業務の中でも煩雑になりがちな記録や請求業務の手間を大幅に削減できます。タブレットやスマートフォンを使った記録機能により、二重入力の手間を省き、クラウド上で情報を一元管理。他社の記録ソフトとの連携も可能で、請求業務の効率化を実現します。 手厚く充実したサポート体制 充実したサポート体制で、導入時のデータ移行から初回請求まで徹底的にサポート。訪問・遠隔どちらでも対応可能で、操作説明も丁寧に実施。困ったときにはすぐに相談できる体制を整えています。 初心者の方でも安心できる使いやすさ シンプルで分かりやすい画面設計により、パソコンが苦手な方でも安心して使えます。直感的な操作性で必要な情報がすぐに見つけられ、新しいソフトの操作を覚えることに不安がある方でも、スムーズに使いこなすことができます。 このように介護施設の業務効率化に貢献できる介舟ファミリーはデモ体験が可能です。実際に手に取ってみて介舟ファミリーの使いやすさを実感してみてください。 介護施設の電子化で事業所の価値・競争力強化につなげよう 深刻な人材不足が続く介護業界において、電子化の推進は今や「選択」ではなく「必須」となっています。実際に電子化を導入した施設からは、業務効率が50％アップした、作業時間が30分減少した、といった具体的な成果が報告されています。この業務効率化により生まれた時間は、ゆとりある働き方や利用者へのケアの質向上、職員の専門性向上のための研修時間に充てることができ、働きやすい職場環境の実現につながります。これにより、新しい人材の確保や定着率の向上にもつながります。つまり、電子化は単なる業務効率化のツールではありません。生産性の向上、サービスの質改善、人材の確保・定着を通じて、事業所としての総合的な価値と競争力を高める重要な経営戦略なのです。選ばれる介護施設となるためにも、今こそ電子化への一歩を踏み出す時です。介護ソフト「介舟ファミリー」は電子化におすすめです。継続率95％、17,000以上の導入実績を持つこのソフトは、煩雑な記録から請求業務まで一貫して管理できるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。さらに、導入時のサポートはもちろん、利用中も手厚いフォローアップを提供しているため、安心してお使いいただけます。この機会にぜひ一度「介舟ファミリー」をご検討されてはいかがでしょうか。 介舟ファミリーは、介護と障害者福祉の両制度に対応し、事業所が必要な機能を標準で提供しています。包括的なサポート体制があり、初めての利用でも安心して導入できます。どうぞお気軽にお問い合わせください。 無料体験はこちら 資料ダウンロード 関連コラム 上限額管理とは？上限額管理の基本的な考え方やきょうだい時のポイントなどわかりやすく解説 2024年11月28日 介護業界のICT導入補助金制度！内容、金額、導入後の効果を紹介 2022年12月28日 ケアプランデータ連携システムがいよいよ開始！概要や導入方法を徹底解説 2023年3月1日 他のコラムを探す カテゴリーで探す 介護職 介護の質 関連法・制度 機器 組織 ＼「介舟ファミリー」にご興味がある方はこちら／ お問合せはこちら 無料体験はこちら 資料ダウンロード
訪問看護レセプトの電子化に備えて、今から必要な準備について徹底解説 Posted on 2023年3月1日2024年7月9日 by kaida 訪問看護レセプトの電子化に備えて、今から必要な準備について徹底解説 HOME > 電子化 訪問看護の医療保険分のオンライン請求が、2024年5月から始まります。「まだ先の話だから、うちの事業所は様子を見よう」と思っている事業所の責任者もいるかもしれません。しかし、システムの利用には専用回線や専用端末が必要で、事前に準備することが多いため、今から準備しなければ間に合わない可能性があります。 状況によっては回線工事が必要になる場合も考えられます。この機会に、オンライン請求の概要と準備するべきポイントを把握しましょう。 【無料】自社に合った介護ソフトを導入時のポイントを知るための「ホワイトペーパー」 このようなことを解決したい方におすすめです そもそも介護ソフトにはどんな機能があるのか知りたい 介護ソフトを選ぶ前にすべきことを知りたい 各社のソフトをどんなポイントで比較すればよいか知りたい 自社に合った介護ソフトを導入するためのポイントが分かる資料無料ダウンロードする ※簡単30秒で登録完了！ 訪問看護レセプト電子化の概要 まずは、訪問看護レセプト電子化の目的やメリットなどについて確認しましょう。 電子化への背景や目的 訪問看護の介護保険分はすでにオンライン請求に対応済みですが、2024年5月からは、訪問看護の医療保険分のオンライン請求が開始されます。請求件数が年々増加するなかで、紙の書類による運用をこのまま継続すると、訪問看護事業所のレセプト請求事務の効率化が図れないことが、電子化推進の背景に挙げられます。また、介護保険だけでなく、訪問看護すべての請求をオンラインで可能にすることで、データの分析や地域医療、在宅医療の実態を把握したいという狙いも厚生労働省にはあります。 具体的な開始時期 オンライン請求が本格的に開始されるのは、2024年5月です。まだまだ時間があると思うかもしれませんが、実は医療保険分のオンライン請求は、介護保険分と同じネットワーク回線が利用できないため、専用の回線や端末を準備しておく必要があります。そのため導入には時間と費用がかかり、今から計画を立てて備えておかないと間に合わないこともありそうです。今から準備に着手しても、早すぎるということはありません。 訪問看護レセプト電子化のメリット 訪問看護のレセプトを電子化にすると、訪問看護事業所にはどのようなメリットがあるのでしょうか。考えられるメリットは主に以下のとおりです。レセプトの印刷や、発送業務が不要になる用紙代や発送費用などのコストを削減できます。レセプトの受付期間が長くなる郵送にかかる時間がないため、受付期間が長くなります。資格過誤が理由の返戻レセプトが少なくなるオンライン資格確認と併用することで、利用者の保険資格がすぐに確認可能なため、資格過誤を減らすことができます。還元帳票を電子データで一元管理できる返戻レセプトと振込額明細が審査後にデータとして戻ってくるので、パソコンで一元管理ができます。 オンライン請求までの流れ オンライン請求はどのように行うのでしょうか。簡単に流れを見てみましょう。レセプト作成用の端末と、レセプト作成用のソフトウェアを使用してレセプトを作成する。オンライン請求用の端末から、専用のネットワーク回線を使ってレセプト請求を審査支払機関に提出する。支払基金・国保連合会で審査が実施される。支払基金・国保連合会から医療保険者へデータが送付され、点検が行われる。支払基金・国保連合会からレセプトデータがNDB（ナショナルデータべ―ス）に集積される。 必要な準備とスケジュール 厚生労働省がモデルとして打ち出している具体的なスケジュールと、準備しておくものを紹介します。 オンライン請求に必要なもの レセプト作成用端末（看護レセプトをすでに端末で作成している事業者は不要）レセプト作成用ソフト（看護レセプトをすでに端末で作成している事業者は不要）オンライン請求用の端末オンライン請求用ネットワーク回線（IP-VAN/IPsec+IKR）電子証明書セキュリティ対策 事業所での準備とスケジュールと概算経費 オンライン請求を開始するまでのスケジュールです。ここでは、主に訪問看護事業所が作業する部分を簡単に説明します。下の図とあわせて確認してください。 【2023年4月～7月】準備作業 レセプト作成用とオンライン請求用の端末を準備し、訪問看護システムベンダーとの契約などを進めます。また、専用の回線を敷設するため、業者との打ち合わせも必要です。【事業所での準備作業リスト】レセプト作成用の端末を準備訪問看護システムベンダーとの契約調整オンライン請求用端末の準備オンライン請求用ネットワーク回線（IP-VAN/IPsec+IKR）の敷設 【2023年8月～2024年1月】導入作業 端末の設定、セキュリティ対策や運用に向けたフロー・ルールの作成、オンライン請求にかかわる届出や電子証明書の発行を受けるための届出などを行います。【事業所での準備作業リスト】セキュリティ対策運用に向けたフロー・ルールの作成オンライン請求開始の届出電子証明書発行の届出 【2024年2月～4月】テスト作業 接続、運用はシステムベンダーが主体となって行いますが、事業所でも、この時期は準備したシステムに不備がないかを確認し、本格始動に備えておく必要があります。 【2024年5月～】オンライン請求開始 いよいよオンライン請求が始まります。ここまでの道のりを簡単に見てきましたが、正常に運用開始されるまでの準備期間も含め、プロジェクトにかかわる人材も必要です。オンライン請求の準備・運用に専念するための人員も確保しておきましょう。 オンライン請求システム構築の費用の目安 初期費用 厚生労働省の周知資料 「【訪問看護事業所の皆さまへ】令和6年5月から医療保険請求分の訪問看護レセプトのオンライン請求が始まります」 によると、訪問看護オンライン請求の初期費用の目安は約112,900円と算出されています。明細は以下のようになります。これから準備する事業所は参考にしてください。 電子証明書発行料 1,500円+郵送費 ネットワーク回線敷設費用 約11,400円 オンライン請求端末購入費用 約100,000円 これらの金額はあくまで目安であり、実際はシステムベンダーによって異なります。 また、厚生労働省において、オンライン請求とオンライン資格確認の導入を同時に準備する場合には、費用の補助も検討されているようです。 月々にかかるネットワーク回線の費用 1か月にかかるネットワーク回線の費用の見込み金額を紹介します。前出の厚生労働省の資料では、以下の金額が紹介されています。ただし、あくまでも目安であり、ネットワーク回線の種類などにより金額は変わるため、正確な費用は業者へ問い合わせが必要です。IP-VPN接続回線使用料（1か月・約6,000円）インターネット接続をする場合は、別途プロバイダの費用が必要です。IPsec＋IKE接続回線使用料とプロバイダ料金とともに、IPsec＋IKEサービス提供料（1か月・約1,800円~6,000円）が必要です。 介舟ファミリーをお使いの事業所様の課題と効果を知りたい方におすすめ どんな効果が期待できるのかわからない 自社にどんなソフトが合うのかわからない 使ってるソフトに不満はあるけど切替は不安 知りたい方は、ぜひダウンロードしてみてください。 無料ダウンロードする 請求回線はオンライン資格確認も併用可能 レセプト作成端末で使用している回線では、オンライン請求はできません。しかし、オンライン請求回線ではオンライン資格確認を行うことができます。 オンライン資格確認とは 訪問看護を利用している人の保険資格の情報や、服用している薬剤の情報、特定検診を受けたときの結果などを、事業所からオンラインで確認できる仕組みを、オンライン資格確認といいます。 オンライン資格確認を利用する事業所のメリット 利用者の保険資格がリアルタイムで確認できるため、資格過誤のレセプトの返戻が軽減される服用している薬がわかるので、より安心、安全の医療が受けられる環境を利用者に提供できるマイナンバーカードなどで本人確認を行うと、訪問看護ステーションでも特定検診の情報が閲覧可能。その結果、利用者の健康状態をより把握できるので、サービスの向上につながるオンライン請求の導入を考えている訪問看護事業者は、オンライン資格確認もあわせて利用すると、さらに利用者へのサービス向上が期待できるのでおすすめです。 訪問看護レセプトの電子化の対応は早めに始めよう 訪問看護の介護保険分だけでなく、2024年5月からは医療保険分もオンライン請求が始まります。今までは紙の書類で申請する方式でしたが、今後レセプトは原則電子化になることは必至です。その際に必要なのが、端末やネットワーク回線、そして「介護ソフト」です。介護ソフトの「介舟ファミリー」は、介護保険請求、医療保険請求のレセプトどちらにも対応しているので、わざわざ2種類のソフトウェアを導入する必要がありません。オンライン請求は回線の敷設などの初期費用がかかります。少しでも経費を削減したいと考えている場合には、介舟ファミリーの導入をぜひご検討ください。 介舟ファミリーは、介護と障害者福祉の両制度に対応し、事業所が必要な機能を標準で提供しています。包括的なサポート体制があり、初めての利用でも安心して導入できます。どうぞお気軽にお問い合わせください。 無料体験はこちら 資料ダウンロード 関連資料 介護ソフトを使ってみた! 2024年2月29日 業務負担を軽減させるケアマネのためのICT活用完全ガイド 2024年2月15日 介護ソフト比較-資料ダウンロード 2023年7月15日 関連コラム 介護業界のICT導入補助金制度！内容、金額、導入後の効果を紹介 2022年12月28日 介護ソフトの選び方と比較ポイントを解説！自社が導入すべきソフトはどれ？ 2023年4月3日 介護保険施設の介護ソフト導入メリットと注意点を徹底解説 2023年6月30日 他のコラムを探す カテゴリーで探す 介護職 介護の質 関連法・制度 機器 組織 ＼「介舟ファミリー」にご興味がある方はこちら／ お問合せはこちら 無料体験はこちら 資料ダウンロード
